고객사에서의 미팅이나 대면 회의. Teams의 온라인 회의라면 트랜스크립트(Transcribe, 문자 변환)를 남길 수 있지만, 대면 회의는 수중에 있는 메모에만 의존해야 합니다.

"일단 스마트폰으로 녹음해 두자"

여기까지는 많은 분이 하고 계십니다. 문제는 그 이후입니다. 녹음을 다시 들으면서 받아쓰기를 하는 것은 재생과 되감기를 반복하기 때문에, 실제 회의 시간의 2~3배가 걸리는 일도 드물지 않습니다. 1시간의 회의라면 받아쓰기에만 2시간. 거기서부터 다시 회의록의 형식을 갖추는 작업이 기다리고 있습니다. 최근 스마트폰의 보이스 메모에는 문자 변환 기능이 있는 것도 있지만, 그럼에도 힘든 작업입니다.

"회의가 끝나는 순간부터 회의록이라는 숙제가 시작되어 마음이 무겁다" 그런 경험은 없으신가요?

사실 이 작업은, 추가 비용 제로, 평소 사용하는 Microsoft 365만으로 완결할 수 있습니다.

이번에는 iPhone으로 녹음한 음성을 Word의 「트랜스크립트 (Transcribe)」 기능으로 문자 변환하고, Copilot Chat으로 회의록을 완성하는 흐름을 소개합니다.

대면 회의의 회의록 작성이 부담스러운 이유를 정리하면 다음 세 가지로 집약됩니다.

첫 번째는, 다시 듣는 데 시간이 걸린다는 점입니다. 앞서 언급했듯이, 수작업으로 하는 문자 변환은 회의 시간의 몇 배가 걸립니다. 의욕을 상실할 정도의 수준입니다.

두 번째는, 메모가 단편적이라는 점입니다. 회의 중에는 논의에 집중하고 싶기 때문에, 메모는 요점 위주의 낙서가 되기 쉽습니다. 나중에 다시 보면 "이거, 누가 한 발언이었지?"라고 되는 경우도 있습니다.

세 번째는, 외부 문자 변환 서비스를 회사에서 사용하기 어렵다는 점입니다. 편리한 AI 문자 변환 서비스는 늘어났지만, 유료이거나 업무 녹음 데이터를 외부 서비스에 업로드하는 것에 대한 보안 심사가 필요하는 등, 마음 편히 사용할 수 없는 직장이 많지 않을까요?

세 번째 이유야말로 Microsoft 365의 표준 기능으로 완결시키는 가치입니다. 이미 회사가 계약하고 있는 M365 범위 내라면, 새로운 서비스 계약도 심사도 필요 없습니다.

전체 흐름은 심플합니다.

iPhone으로 녹음 → Word로 문자 변환 → Copilot Chat으로 회의록화

순서대로 살펴보겠습니다.

회의 녹음에는 iPhone 표준 「보이스 메모」 앱을 사용합니다.

녹음 전에 참가자에게 확인을. 회의 녹음에는 사전에 참가자의 동의를 얻는 것이 매너입니다. 사내 규칙으로 녹음 취급이 정해져 있는 경우에는 그 규칙도 따라주세요.

녹음의 팁 두 가지.

(1) 스마트폰은 책상 중앙에 두면 모든 사람의 목소리를 잡기 쉬워집니다. 또한, 녹음 서두에 "◯월 ◯일, ◯◯ 미팅, 참가자는……"라고 녹음해 두면 나중에 정리할 때 도움이 됩니다.

(2) 녹음이 끝나면 파일을 PC로 보냅니다. 여기서 Windows 사용자가 실수하기 쉬운 것이 전송 방법입니다. AirDrop은 Windows에서 사용할 수 없습니다. 추천하는 방법은 OneDrive 앱 경유입니다.

M365를 사용하는 분이라면 모두 OneDrive를 가지고 있으므로, 추가 준비는 앱을 설치하는 것뿐입니다. PC의 OneDrive 폴더에 녹음 파일(.m4a 형식)이 자동으로 동기화됩니다.

여기서부터는 PC의 Word 차례입니다. Word에는 「트랜스크립트 (Transcribe)」라는 문자 변환 기능이 있어, 음성 파일을 업로드하는 것만으로 화자를 구분한 텍스트로 변환해 줍니다.

Word를 열고, [홈] 탭 → [받아쓰기] 오른쪽의 ▼ → [트랜스크립트 (Transcribe)]를 선택

[오디오 업로드]를 클릭하고, OneDrive에 저장한 .m4a 파일을 선택

대응 형식은 .wav, .mp4, .m4a, .mp3 네 가지입니다.

iPhone의 보이스 메모는 .m4a 형식이므로, 변환 없이 그대로 업로드할 수 있습니다.

처리 중에는 트랜스크립트 창을 열어둔 상태로 유지해야 하지만, 다른 작업을 하면서 기다릴 수 있습니다.

완성된 트랜스크립트는 화자별로 "화자 1", "화자 2"와 같이 자동으로 구분되며, 타임스탬프와 함께 표시됩니다. [모두 문서에 추가]를 선택하면 Word 문서에 전문을 붙여넣을 수 있습니다.

필자의 실감으로는, 일본어 인식 정밀도는 【검증 후 소감 기재: 고유명사 오변환 경향, 수정에 걸린 시간 등】.

이용 한도에 대하여 (무료 버전 · 유료 버전의 차이)

Word의 트랜스크립트 기능은 표준 Microsoft 365 라이선스로 월 300분까지 이용할 수 있습니다 (음성 업로드 합계 시간. Word와 OneNote 합산). 주 1시간의 회의를 매주 문자 변환해도 충분히 들어오는 계산입니다.

참고로, Microsoft Copilot 유료 라이선스가 있으면 이 한도는 월 30,000분까지 확대됩니다.

트랜스크립트(Transcript) 버튼이 보이지 않는 경우

다음 중 하나가 원인인 경우가 많습니다.

• 데스크톱 버전 Word의 버전이 오래됨 (버전 2302 이후로 단계적으로 배포되고 있습니다. [파일]→[계정]에서 확인할 수 있습니다)
• 조직 설정에서 '선택적 연결 환경(Optional connected experiences)'이 비활성화되어 있음
• Microsoft 365 계정으로 로그인하지 않음

데스크톱 버전에서 찾을 수 없는 경우, 웹 버전 Word(Microsoft Edge 또는 Chrome으로 접속)에서도 동일한 기능을 사용할 수 있습니다.

텍스트 변환(Transcription)된 Word 파일이 완성되면 저장하고, 드디어 Copilot Chat( https://m365.cloud.microsoft/ )을 사용할 차례입니다. 트랜스크립트 텍스트 또는 Word 파일을 전달하여 회의록 형태로 정리하도록 합니다.

먼저 기본 양식부터 시작합니다.

다음은 회의의 텍스트 변환 내용입니다. 다음 3가지 항목으로 회의록을 정리해 주세요.
1. 결정 사항
2. ToDo (담당자와 기한을 알 수 있는 경우 명기)
...

화자 이름을 정리하고 싶다면, 먼저 다음과 같이 전달합니다.

다음 텍스트 변환 내용에서, 화자 1은 스즈키, 화자 2는 다나카입니다.
발언자 이름을 교체한 후, 회의의 요점을 시계열로 정리해 주세요.
(여기에 텍스트 변환 텍스트를 붙여넣기)

마무리 확인도 Copilot Chat의 도움을 받을 수 있습니다.

이 회의록 중에서 결정 사항인지 계속 검토 중인 사항인지 판독이 모호한 부분이 있다면 지적해 주세요.

마지막 확인 프롬프트가 포인트입니다. 텍스트 변환에는 청취 오류가 포함될 수 있으며, '결정된 것'과 '검토 중인 것'의 경계는 회의에 참석했던 사람만이 판단할 수 있는 상황이 있습니다. Copilot Chat이 모호한 부분을 찾아내도록 하고, 최종 판단은 스스로 수행한다. 이 역할 분담이 안심하고 사용할 수 있는 비결입니다.

이 흐름을 사용하면 회의록 작성 시간이 어떻게 변할까요? 1시간의 대면 회의를 예로 들어보겠습니다.

Before (모두 수작업)

녹음을 다시 들으며 텍스트 변환: 약 120분. 회의록 형식으로 정리: 약 30분. 합계: 약 150분

After (Word + Copilot Chat)

파일 전송 및 업로드: 약 5분. 텍스트 변환 처리 대기: 약 5분 (다른 작업 가능). Copilot Chat으로 회의록화 및 내용 확인·수정: 약 【5】분. 직접 움직이는 시간: 약 【15】분

텍스트 변환이라는 '가장 힘든 작업'을 기계에 맡길 수 있으므로, 사람은 내용의 확인과 판단에 집중할 수 있습니다. 회의록의 질을 떨어뜨리지 않으면서 소요 시간만 줄일 수 있다는 것이 이 방법의 장점입니다.

이 양식은 회의록 이외에도 응용할 수 있습니다.

• 인터뷰나 상담 기록: 화자 식별 기능이 있어 상대방의 발언과 자신의 발언을 구분하여 정리할 수 있습니다.
• 세미나나 연수 수강 메모: 녹음을 텍스트화해 두면 Copilot Chat에 "요점을 5가지로 정리해 줘"라고 요청할 수 있습니다.
• 자신의 구두 메모: 이동 중에 떠오른 생각을 보이스 메모로 남겨두고, 나중에 텍스트화하여 정리하는 방식으로도 활용 가능합니다.

어떤 경우든 흐름은 같습니다. 녹음하고, OneDrive로 보내고, Word로 텍스트 변환하고, Copilot Chat으로 정리합니다. 일단 이 동선을 만들어 두면, "녹음은 했지만 다시 들을 시간이 없다"며 방치되는 음성 파일이 사라집니다.

이번 양식을 정리합니다.

녹음(iPhone) → OneDrive로 공유 → Word의 트랜스크립트 기능으로 텍스트 변환 → Copilot Chat으로 구조화 → 사람이 확인하여 마무리

대면 회의의 회의록은 "녹음까지는 쉽지만, 그 이후가 힘들다"는 업무의 대표 격이었습니다. Word의 트랜스크립트 기능과 Copilot Chat을 결합하면, 추가 비용 없이 "그 이후"의 과정을 대폭 간소화하기 쉬워집니다.

다음에는 Teams의 온라인 회의 트랜스크립트를 사용한 회의록 만들기 제작법을 소개할 예정입니다. 대면과 온라인, 두 가지 양식이 모두 갖춰지면 어떤 회의라도 동일한 흐름으로 회의록을 만들 수 있게 됩니다.