호렌소(보고·연락·상담)를 '문장력'이 아닌 '구조'로 도와주는 화면 목업을 만들어 보았다

사람들과 구두로 대화하는 것은 '대화의 휘발성 (Volatility of conversation)' 관점에서 좋아하지 않고, 감정이 실리는 단점 때문에 분위기가 과열되는 것도 좋아하지 않기 때문입니다.

본래는 "이 정도는 스스로 생각하고 고민해서 할 수 있어야 하는" 것이라고 생각합니다만, 시간이 남아서 한번 생각해 보았습니다.

업무상의 호렌소(報連相, 보고·연락·상담)에서는 문장이 정중하더라도, 받는 사람이 다음과 같이 느끼는 경우가 있습니다.

그래서 필요 항목을 선택하거나 작성하면, 보고·연락·상담·의뢰의 형태로 문장을 정리해 주는 화면 목업(Mockup)을 만들었습니다. 이름은 "스마트 호렌소 어시스턴트"입니다.

입력 항목은 다음과 같습니다.

제목에는 선택한 종별을 자동으로 붙입니다.

[보고] 〇〇 안건의 진행 상황에 대하여
[연락] 7월 정례회의 개최 일시에 대하여
[상담] 추가 수정에 따른 납기 재검토에 대하여
...

이렇게 하면 받는 사람은 본문을 열기 전에 어떤 반응을 요구받고 있는지 알기 쉬워집니다.

통상:
[종별] 제목
급함:
...

예시:

[상담] 추가 수정에 따른 개발 납기 재검토에 대하여
[급함][의뢰] 금일 중 설계서 리뷰에 대하여
[지급][보고] 운영 환경에서 발생한 장애에 대하여

긴급도는 '급함', '지급'일 때만 붙입니다. 항상 붙여두면 정말 급한 안건이 묻힐 수 있기 때문입니다.

또한, 제목란에는 종별을 직접 쓰게 하지 않습니다.

나쁜 입력:
[상담] 개발 납기에 대하여
좋은 입력:
...

종별은 시스템 측에서 붙입니다. [상담][상담]과 같은 중복을 방지하기 위해서입니다.

자유 입력만 있다면 처음부터 알기 쉬운 문장을 써야 합니다. 글쓰기에 서툰 사람에게는 도움이 되지 않습니다.

따라서 종별이나 Meet 필요 여부 등은 선택식으로 했습니다. 자유 입력은 개요나 우려 사항뿐입니다.

종별: 상담
Meet: 필요
필요 시간: 15분
...

입력 예시:

개요:
고객사로부터 추가 수정 의뢰가 있어,
이번 주 내 완료가 어려워질 가능성이 있습니다.
...

생성 예시:

제목: [급함][상담] 개발 스케줄 및 납기에 대하여
수고 많으십니다.
이하 사항에 대해 상담드립니다.
...

문장을 깔끔하게 만드는 것 자체가 목적은 아닙니다.

다음 정보를 나누어 정리하여, 상대방이 판단하기 쉬운 형태로 만드는 것입니다.

문장을 예쁘게 만드는 AI가 아니라, 상대방이 망설임 없이 판단할 수 있는 호렌소를 만드는 지원을 목표로 하고 있습니다.

결론 → 현재 상황 → 원인 및 배경 → 앞으로 할 일

연락 내용 → 대상자 → 일시 및 기한 → 주의점 → 필요한 대응

상담 내용 → 현재 상황 → 우려 사항 → 선택지 → 판단해 주었으면 하는 것

의뢰 내용 → 의뢰 이유 → 희망 기한 → 소요 시간 → 완료 조건

구조화 데이터(Structured Data) 예시:

{
"message_type": "상담",
"urgency": "급함",
...

제목을 만드는 로직 예시:

let prefix = `[${messageType}]`;
if (urgency === "급함" || urgency === "지급") {
prefix = `[${urgency}][${messageType}]`;
...

입력되지 않은 사실을 더하지 않는다.
일시, 인원, 금액, 진척률 등을 추측하지 않는다.
원인을 모를 때는 단정 짓지 않는다.
...

제목에 종별을 표시하면 받는 사람은 본문을 열기 전에 다음을 알 수 있습니다.

폼(Form)과 AI를 결합하면, 글쓰기에 능숙한 사람에게만 의존하지 않고 호렌소의 질을 균일하게 맞추기 쉬워집니다.

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