Vitara.ai를 사용하여 스마트 CRM 도구를 구축한 방법

리드 관리는 몇 개만 있을 때는 간단해 보입니다. 이름은 스프레드시트에 기록하고, 후속 조치 날짜를 추가하며, 누가 다음에 전화를 받아야 하는지 어떻게든 기억할 수 있습니다. 하지만 목록이 커지면 그 설정은 상당히 빨리 무너지기 시작합니다.

그래서 저는 리드, 거래 단계(deal stages), 메모, 후속 조치, 영업 활동을 한 곳에 보관할 수 있는 간단한 CRM을 만들고 싶었습니다. 프론트엔드, 백엔드, 데이터베이스 및 모든 워크플로우를 수동으로 설정하는 데 며칠을 쓰고 싶지 않았습니다. 저는 AI를 사용하여 작동하는 CRM을 구축하고 제가 염두에 둔 정확한 프로세스에 맞춰 모양을 만들 수 있을지 확인하고 싶었습니다.

그래서 저는 Vitara.ai를 사용하여 첫 번째 버전을 구축했습니다.

제 목표는 Salesforce를 재현하거나 거대한 엔터프라이즈 CRM을 구축하는 것이 아니었습니다. 소규모 영업팀이 리드를 관리하고, 거래를 추적하며, 다음에 어떤 것에 주의가 필요한지 빠르게 확인할 수 있도록 도와주는 집중적이고 실용적인 도구를 원했습니다. 이 글에서는 제가 어떻게 이를 구축했는지, 무엇을 추가했는지, 어떻게 개선했는지, 그리고 그 과정에서 무엇을 배웠는지 안내해 드리겠습니다.

어떤 종류의 CRM을 만들고 싶었나요?

저는 사용하지도 않을 수십 개의 기능으로 가득 찬 CRM을 만들고 싶지 않았습니다. 아이디어는 훨씬 간단했습니다. 소규모 영업팀이 스프레드시트, 메모 및 다양한 도구 사이를 오가다 말고 리드를 관리하는 데 도움을 줄 수 있는 깔끔한 시스템을 만드는 것이었습니다.

핵심적으로, 저는 이 CRM이 몇 가지 일상적인 작업을 잘 처리하기를 원했습니다. 사용자는 새로운 리드를 추가하고, 연락처 및 회사 세부 정보를 저장하며, 팀원에게 리드를 할당하고, 거래 단계를 업데이트하며, 메모를 추가하고, 후속 조치 날짜를 설정하며, 예상 거래 가치를 추적할 수 있어야 합니다. 또한 기본적인 CRM이라도 리드 목록이 커지기 시작하면 답답해지므로 검색 및 필터링 기능도 원했습니다.

대시보드 역시 중요했습니다. 앱을 열고 활성 리드, 진행 중인 거래, 총 파이프라인 가치, 주의가 필요한 후속 조치를 빠르게 보고 싶었습니다.

**무엇이 이것을

이는 미처리된 후속 조치를 강조하고, 조치가 필요한 리드를 표면화하며, 영업 파이프라인(sales pipeline)에 대한 명확한 시야를 제공한다는 의미였습니다. 목표는 간단했습니다. 단순히 고객 데이터를 저장하는 것을 넘어, CRM이 누군가에게 다음에 무엇을 해야 할지 결정할 수 있도록 도움을 주는 것이었습니다.

Vitara.ai로 CRM 구축을 시작한 방법

저는 Vitara.ai에게 "CRM을 만들어 달라"고 요청하며 나머지는 알아서 하기를 기대하면서 시작하지 않았습니다. 그러한 모호한 프롬프트는 보통 일반적인 결과물을 제공합니다. 제가 어떤 것을 입력하기 전에, 저는 앱이 따라야 할 기본 워크플로우를 먼저 적어 두었습니다.

저는 누가 CRM을 사용할지, 각 리드가 어떤 정보를 가져야 하는지, 거래(deal)가 파이프라인을 통해 어떻게 이동해야 하는지, 그리고 어떤 화면들이 필요한지를 정의했습니다. 제가 만든 첫 번째 버전에는 대시보드(dashboard), 리드 목록(lead list), 연락처 정보(contact details), 거래 단계(deal stages), 후속 조치 날짜(follow-up dates), 메모(notes) 및 팀원에게 리드를 할당하는 간단한 방법이 포함되었습니다.

그것이 명확해진 후에, 저는 다음과 같은 내용의 프롬프트를 Vitara.ai에 제공했습니다.

사용자가 리드를 추가하고 관리하며, 담당자를 지정하고, 거래 단계를 추적하고, 메모를 기록하며, 후속 조치를 예약하고, 거래 가치를 저장하고, 대시보드에서 영업 활동을 볼 수 있는 소규모 영업팀용 CRM을 구축해 주세요.

이 프롬프트는 한 줄짜리 요청보다 훨씬 나은 시작점을 제공했습니다.

Vitara.ai는 제가 설명한 워크플로우를 중심으로 초기 앱 구조를 만들었습니다. 그 후부터 저는 그것이 생성한 내용을 검토하고, 처음부터 프론트엔드(frontend), 백엔드(backend), 데이터 흐름을 수동으로 구축하는 대신 각 부분을 개선하기 시작했습니다.

그 과정은 흥미로워졌습니다. 저는 하나의 프롬프트로 완벽한 CRM을 얻으려고 한 것이 아니었습니다. 저는 Vitara.ai를 사용하여 먼저 기반을 만들고, 그다음 제가 원하는 영업 워크플로우가 작동하는 방식에 따라 제품을 단계적으로 개선하고 있었습니다.

Vitara.ai를 사용해 스마트 CRM 도구를 구축한 방법

기본 구조가 갖춰지자, 저는 한 번에 하나의 부분씩 CRM을 구축하기 시작했습니다. 이 방법이 모든 기능을 하나의 거대한 프롬프트로 설명하려고 시도하는 것보다 훨씬 효과적이라는 것을 알게 되었습니다.

단계 1: CRM 대시보드 생성

저는 영업 사용자가 가장 먼저 확인할 화면인 대시보드부터 시작했습니다.

이곳에서 몇 가지 간단한 질문에 바로 답할 수 있기를 바랐습니다. 활성 리드는 얼마나 되나요? 파이프라인을 거쳐 가는 딜은 얼마나 되나요? 총 파이프라인 가치는 얼마인가요? 어떤 후속 조치가 예정되어 있나요?

그래서 Vitara.ai에게 전체 리드, 활성 기회(active opportunities), 성사된 딜(won deals), 파이프라인 가치, 그리고 보류 중인 후속 조치를 위한 대시보드 카드를 만들도록 요청했습니다. 또한 같은 화면에서 최근의 리드 활동도 볼 수 있기를 바랐습니다.

첫 번째 버전은 기본적인 레이아웃을 제공했지만, 저는 가장 유용한 정보가 먼저 보이도록 다듬었습니다. 제 목표는 이 대시보보드가 단순히 숫자의 집합이 아니라 영업 사원이 몇 초 만에 이해할 수 있는 것이 되도록 만드는 것이었습니다.

2단계: 리드 관리 시스템 구축

다음으로, 저는 리드 관리 영역에 집중했습니다.

각 리드는 이름, 회사, 이메일, 전화번호, 리드 출처(lead source), 할당된 영업 사원, 현재 상태(current status), 예상 딜 가치, 그리고 다음 후속 조치 날짜와 같은 실질적인 필드를 가져야 했습니다.

또한 Vitara.ai에게 리스트를 작업하기 쉽게 만들어 달라고 요청했습니다. 사용자는 새로운 리드를 추가하고, 기존 리드를 편집하며, 이름이나 회사로 검색하고, 상태나 담당자별로 기록을 필터링할 수 있어야 합니다.

이 부분은 기본적으로 들릴 수 있지만, 매우 중요합니다. CRM은 매력적인 대시보드를 가질지라도, 리드 관리가 너무 많은 클릭을 필요로 한다면 여전히 답답하게 느껴질 수 있습니다.

3단계: 영업 파이프라인 생성

리드 섹션 작업이 완료된 후, 저는 영업 파이프라인으로 넘어갔습니다.

저는 간단한 흐름을 사용했습니다:

신규 리드 → 자격 검증(Qualified) → 제안서 작성(Proposal) → 협상(Negotiation) → 성사/실패(Won/Lost)

모든 딜이 명확한 단계를 갖도록 하여 사용자들이 각 기회가 어느 단계에 있는지 빠르게 이해할 수 있도록 하고 싶었습니다.

Vitara.ai에게 이 단계들을 중심으로 딜을 정리하고 파이프라인을 쉽게 스캔할 수 있게 만들어 달라고 요청했습니다. 이것은 앱을 기본적인 연락처 데이터베이스에서 실제 영업 관리 도구에 더 가까운 것으로 변화시키는 데 도움이 되었습니다.

이 시점에서는 CRM을 열자마자 대부분의 딜(deal)이 여전히 퍼널(funnel) 초기에 있는지 아니면 이미 전환(conversion)에 가까운지 즉시 확인할 수 있었습니다.

4단계: 후속 조치 및 고객 메모 추가

CRM은 이전에 무슨 일이 있었는지 기억하는 데 도움을 줄 때 훨씬 더 유용해집니다.

그래서 저는 메모와 후속 조치 추적 기능을 추가했습니다.

사용자들은 통화 메모, 회의 세부 사항, 고객 요구 사항, 다음 행동 계획(next actions), 그리고 각 리드에 대한 중요한 맥락 정보를 기록할 수 있었습니다. 또한 영업 사원들이 어떤 대화에 주의를 기울여야 하는지 알 수 있도록 후속 조치 날짜도 추가했습니다.

가장 똑똑했던 변화 중 하나는 Vitara.ai에게 기한이 지난 후속 조치를 강조 표시해 달라고 요청한 것이었습니다.

그 작은 디테일이 눈에 띄게 큰 차이를 만들었습니다. 매번 기록을 열어 날짜를 수동으로 확인하는 대신, 사용자들은 너무 오랫동안 기다려 온 리드를 빠르게 찾아낼 수 있었습니다.

5단계: 더 작은 프롬프트로 CRM 개선하기

첫 번째 버전은 완벽하지 않았고, 저 역시 그럴 것이라고 예상하지 못했습니다.

저는 Vitara.ai에게 다음과 같은 작고 구체적인 프롬프트를 제공하여 앱을 개선했습니다:

• “리드 소유자 및 리드 상태에 대한 필터 추가.”
• “대시보드에 기한이 지난 후속 조치 표시.”
• “예상 딜 가치 및 마감일 추가.”
• “상세 리드 프로필 페이지 생성.”
• “최근 업데이트된 리드 표시.”

이 접근 방식은 제가 변경을 원할 때마다 전체 CRM을 다시 설명하려고 하는 것보다 저에게 더 효과적이었습니다.

저는 현재 버전을 보고, 개선해야 할 한 가지 요소를 파악한 다음, Vitara.ai에게 그 특정 부분만 업데이트하도록 요청할 수 있었습니다. 이는 일회성 프로토타입을 생성하는 것보다는 개발자와 작업하는 느낌에 훨씬 가까웠습니다.

이러한 반복(iteration) 과정을 거치면서, 저는 대시보드, 리드 관리, 영업 파이프라인, 후속 조치 추적, 메모, 필터 및 딜 정보가 포함된 훨씬 더 완전한 CRM을 갖게 되었습니다. 더욱 중요한 것은, 워크플로우가 제가 원래 영업팀이 사용하기를 원했던 방식과 일치했다는 점입니다.

Vitara.ai로 CRM 구축하며 배운 것

CRM을 구축하는 과정은 전체 과정을 더 매끄럽게 만든 몇 가지 실질적인 교훈들을 저에게 가르쳐 주었습니다.

• 워크플로우부터 시작하세요: Vitara.ai에 프롬프트를 입력하기 전에, 리드가 영업 프로세스를 거치는 방식과 각 단계에서 사용자가 무엇을 해야 하는지 정의해야 합니다.
• 첫 번째 프롬프트는 구체적으로 작성하세요: 필드(fields), 화면(screens), 사용자(users), 동작(actions)에 대한 명확한 요구사항은 훨씬 더 좋은 시작점을 제공합니다.
• 변경 사항에는 작은 프롬프트를 사용하세요: 전체 CRM을 하나의 긴 프롬프트로 다시 작성해 달라고 하기보다, 한 번에 한 가지 개선 사항을 요청했을 때 더 나은 결과를 얻었습니다.
• 추가 기능을 추가하기 전에 핵심 기능부터 구축하세요: 리드 관리(Lead management), 파이프라인 추적(pipeline tracking), 후속 조치(follow-ups), 메모(notes), 대시보드 보기(dashboard views) 등이 고급 AI 기능에 대해 생각하기 전에 제대로 작동해야 합니다.
• 모든 워크플로우를 직접 테스트하세요: 화면은 올바르게 보일 수 있지만, 여전히 사용하기에 어색할 수 있습니다. 샘플 리드를 추가하는 것이 초기 단계에서 작은 문제를 발견하는 데 도움이 되었습니다.
• 여전히 제품 사고(product thinking)가 필요합니다: Vitara.ai는 앱을 구축하는 것을 도울 수는 있지만, 사용자에게 무엇이 필요한지, 어떤 정보가 중요한지, CRM이 어떻게 작동해야 하는지는 여전히 결정해야 합니다.

Vitara.ai로 또 다른 CRM을 만들 것인가?

네, 특히 맞춤형 CRM MVP, 내부 영업 도구 또는 기존 상용 CRM에 깔끔하게 들어맞지 않는 워크플로우의 경우라면 그렇게 할 것입니다.

가장 마음에 들었던 점은 평이한 언어 아이디어로 시작하여 후속 프롬프트를 통해 앱을 계속 다듬어 나갈 수 있다는 점이었습니다. 사용 가능한 것을 화면에서 보기 전에 모든 프론트엔드 컴포넌트나 백엔드 세부 사항을 계획할 필요가 없었습니다.

그렇다고 해도, 저는 여전히 영업 프로세스, 각 리드가 필요한 필드, 그리고 사용자가 CRM을 통해 어떻게 이동해야 하는지에 대해 신중하게 생각해야 했습니다. Vitara.ai는 구축하는 것을 도왔지만, 그러한 제품 결정들을 대체하지는 못했습니다.

저에게는 그 균형이 잘 맞았습니다. 설정에 쓰는 시간을 줄이고 실제 워크플로우를 다듬는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있었습니다. 만약 또 다른 경량 CRM, 리드 관리 앱 또는 내부 영업 대시보드를 구축해야 한다면, 같은 접근 방식을 다시 사용하는 것이 편할 것입니다.

최종 요점

Vitara.ai를 사용하여 이 CRM을 구축하면서, 맞춤형 비즈니스 소프트웨어 개발이 항상 긴 개발 주기로 시작할 필요는 없다는 것을 알게 되었습니다.

저는 간단한 아이디어로 시작하여 영업 워크플로우를 정의하고, 첫 버전을 생성했으며, 더 작은 프롬프트를 통해 단계적으로 개선했습니다. 이러한 접근 방식은 모든 화면과 워크플로우를 수동으로 구축하는 것보다 훨씬 빠르게 개념을 사용 가능한 결과물로 옮겨갈 수 있도록 도와주었습니다.

가장 큰 교훈은 간단했습니다. AI는 빌드 속도를 높여줄 수는 있지만, 제품이 무엇을 해야 하는지 알아야 합니다.

집중된 CRM, 내부 영업 도구 또는 초기 MVP(Minimum Viable Product)의 경우, Vitara.ai는 빈 코드베이스에서 시작하지 않고도 아이디어를 테스트하고, 워크플로우를 다듬고, 작동하는 버전을 사용자에게 보여줄 수 있는 실용적인 방법이 될 수 있습니다.