[Google Workspace에서의 AI 운용] 「마이드라이브의 비극」을 통해 생각하는 Gem·NotebookLM의 인수인계 설계

Google Workspace를 이용하고 있는 기업에서는 Gem이나 NotebookLM의 활용 사례가 조금씩 늘어나고 있지 않나요?

제안서의 초안을 만드는 Gem.

사내 규정이나 과거 자료를 학습시킨 NotebookLM.

신입 사원 교육이나 문의 대응 보조에 사용되는 AI.

처음에는 개인의 고안(工夫)으로서 시작되는 경우가 많을 것입니다.

"내 작업을 조금 더 편하게 하고 싶다"

"매번 똑같은 설명을 하는 것을 줄이고 싶다"

"이 자료군을 조금 더 찾기 쉽게 만들고 싶다"

이러한 시행착오는 오히려 환영해야 할 일입니다.

다만, 그 AI가 팀의 업무에 편입되기 시작했을 때, 관점을 조금 바꿀 필요가 있습니다.

그 AI는 작성자가 이동하거나 퇴직한 후에도 계속 사용할 수 있는 상태로 되어 있습니까?

「마이드라이브의 비극」은 AI에서도 일어난다

정보기술(IT) 시스템 담당자라면 한 번쯤 비슷한 경험이 있을지도 모릅니다.

중요한 프로젝트 자료가 퇴직한 직원의 마이드라이브(My Drive)에 남아 있었다.

팀에서 사용하고 있었을 매뉴얼이 사실은 개인 계정 하위에 있었다.

계정 삭제나 권한 정리 후에 필요한 파일에 접근할 수 없게 되었다.

그때마다 서둘러 소유권(Owner)을 변경하거나, 퇴직 전 체크리스트를 재검토해 왔을 것입니다.

이 경험을 통해 많은 조직은 배웠습니다.

개인의 작업 공간으로서의 마이드라이브와,

조직에서 인수인계해야 할 공유 드라이브(Shared Drive)는 나누어 생각해야 한다는 것을 말입니다.

똑같은 일이 Gem이나 NotebookLM에서도 일어나기 시작하고 있습니다.

개인의 고안이 어느샌가 업무의 전제가 된다

AI 활용은 많은 경우 개인의 시작(試作)으로부터 시작됩니다.

예를 들어 다음과 같은 것입니다.

• 자신 전용 제안서 작성 Gem
• 사내 규정을 참조하는 NotebookLM
• 고객 대응 초안을 만드는 Gem
• 신입 사원용으로 업무 자료를 학습시킨 NotebookLM

본인만 사용하고 있을 때는 큰 문제가 되지 않을지도 모릅니다.

하지만 편리한 것일수록 주변에 공유됩니다.

"이 Gem을 쓰면 빨라요"

"이 NotebookLM에 물어보면 대략 알 수 있습니다"

"신입 사원에게는 우선 이것을 보여주고 있습니다"

이렇게 개인이 만든 AI가 팀의 업무 흐름(Workflow) 속으로 들어갑니다.

여기서 확인하고 싶은 것은 AI를 사용하는 것 자체의 시비가 아닙니다.

오히려 현장의 고안을 멈추지 않기 위해서라도, 어디서부터 조직의 관리 대상으로 할지를 정해두는 것이 중요합니다.

문제는 「누가 만들었는가」가 아니라 「없어지면 무엇이 멈추는가」이다

개인이 Gem이나 NotebookLM을 만드는 것이 문제는 아닙니다.

오히려 시행착오의 여지는 남겨두어야 하며, 그렇지 않으면 AI 활용은 현장에서 확산되기 어려워집니다.

봐야 할 것은 작성자가 아니라 영향 범위입니다.

그 AI가 없어졌을 때 누구의 업무가 멈추는가.

어떤 판단이나 작업이 지체되는가.

대체 수단은 있는가.

내용을 이해하고 수정할 수 있는 사람이 있는가.

예를 들어, 본인만 사용하는 문장 초안 지원이라면 개인 관리 상태여도 문제가 되기 어렵습니다.

반면, 팀원 전원이 동일한 Gem을 사용하여 고객 답변을 작성하고 있거나, NotebookLM이 신입 사원 교육의 입구가 되어 있는 경우에는 주의가 필요합니다. 이미 개인의 고안 성과를 나누는 수준을 넘어 미션 크리티컬(Mission Critical)한 기능이 되어가고 있기 때문입니다.

그 단계에 와 있다면, AI를 「개인의 편리한 도구」가 아니라 인수인계가 필요한 업무 자산으로 취급해야 합니다.

「나중에 소유권을 변경하면 된다」로는 부족한 이유

파일이라면 퇴직 시 소유권을 변경함으로써 어느 정도 대응할 수 있습니다.

물론 그것도 만능은 아니지만, 적어도 「자료 그 자체」는 남습니다.

하지만 AI의 경우는 상황이 조금 다릅니다.

Gem이나 NotebookLM에는 단순한 파일 이상의 요소가 있습니다.

어떤 자료를 참조하고 있는가.

어떤 전제로 답변하도록 만들어졌는가.

어떤 업무에서 어디까지 믿어도 되는 것으로 사용되고 있는가.

누가 업데이트하고, 누가 내용을 확인하는가.

이러한 것들이 보이지 않는 상태로 사용되면 작성자가 없어졌을 때 곤란해집니다.

프롬프트(Prompt)만 남아 있어도 의도를 알 수 없다.

참조 원본 자료가 오래되었어도 아무도 알아차리지 못한다.

비슷한 Gem이 여러 개 있어 어떤 것이 정식인지 알 수 없다.

NotebookLM은 남아 있어도 어떤 업무에 사용해도 되는지 판단할 수 없다.

이렇게 되면 AI는 편리한 도구가 아니라, 또 다른 형태의 개인 의존성(属人化, Siloization)이 됩니다.

조직 관리로 전환해야 하는 신호

모든 AI를 처음부터 관리 대상으로 삼을 필요는 없습니다.

오히려 관리를 너무 확대하면 현장의 창의적인 시도가 멈추기 쉽습니다.

우선은 다음과 같은 신호가 나타나는 것부터 확인하는 것이 좋습니다.

1. 작성자가 없으면 업무가 중단됨

해당 Gem이나 NotebookLM이 없으면 견적 작성, 문의 대응, 교육, 리뷰 등이 명백히 지체되는 상태입니다.

이 경우에는 작성자 개인의 소유물이 아니라, 팀에서 인수인계해야 할 대상으로 취급해야 하는 단계에 진입한 것입니다.

2. 팀 내에서 사실상의 표준이 됨

"이 업무에는 이 Gem을 사용한다"라는 상태가 된 경우입니다.

명문화되어 있지 않더라도 실태로서 표준화되어 있다면, 용도·책임자·참조원을 남겨두는 것이 안전합니다.

3. 작성자 이외에는 수정할 수 없음

프롬프트(Prompt)가 길어져서 작성자 본인만이 그 의도를 설명할 수 있는 상태입니다.

이 경우, AI 자체보다 만드는 방법이나 판단 기준이 개인에게 종속되어 있습니다.

4. 유사한 AI가 여러 개 존재함

동일한 목적의 Gem이나 NotebookLM이 여러 개 존재하여, 어떤 것이 최신인지 알 수 없는 상태입니다.

이 경우에는 갑자기 통제하기보다, 먼저 자산 조사(Inventory)를 통해 용도별로 정리하는 것이 현실적입니다.

5. 신입 사원 교육이나 전사 지식(Knowledge) 공유에 사용하기 시작함

NotebookLM 등을 신입 사원 교육이나 사내 문의의 입구로 사용하는 경우입니다.

이 단계에서는 내용의 정확성, 업데이트 책임, 이용 범위를 정해두지 않으면 오래된 정보가 그대로 확산될 가능성이 있습니다.

6. Gem 공유 이벤트의 증가

Google Workspace의 감사 로그(Audit Log)를 통해 Gem 공유 실태를 확인합니다.

공유가 빈번하게 이루어지고 있다면, 현장 주도로 Gem이 조직적으로 뿌리 내리기 시작했다는 신호일 수 있습니다.

가장 먼저 해야 할 일은 자산 조사

AI 관리라고 하면 이용 제한이나 승인 프로세스를 떠올리기 쉽습니다.

하지만 처음부터 엄격한 규칙을 만들면, 현장의 편리한 아이디어들이 보이지 않는 곳으로 숨어버릴 수 있습니다.

가장 먼저 해야 할 일은 금지가 아니라 자산 조사입니다.

최소한 다음 정보만이라도 파악할 수 있게 해두면 나중에 판단하기 쉬워집니다.

• 어떤 업무에 사용하고 있는가
• 누가 작성했는가
• 누가 사용하고 있는가
• 어떤 자료나 정보를 참조하고 있는가
• 없어졌을 때 곤란해지는 업무가 있는가
• 업데이트나 재검토를 누가 수행하는가

이것만으로도 개인 이용 범위에 머무는 AI와 조직에서 인수인계해야 할 AI를 구분하기 쉬워집니다.

중요한 것은 모든 것을 일률적으로 관리하려 하지 않는 것입니다.

개인의 시제품은 남겨둔다.

팀에서 상용되는 것은 가시화(Visualization)한다.

업무 중단 리스크가 있는 것은 관리 주체를 개인에서 조직으로 옮긴다.

이러한 단계 구분이 있는 것만으로도 현장의 속도와 조직의 안전성을 양립하기 쉬워집니다.

Enterprise 버전을 고려해야 하는 타이밍은 언제인가

이 정도로 정리가 되면 Gemini Enterprise나 NotebookLM Enterprise와 같은 선택지를 검토할 의미도 생깁니다.

단, 그것은 "AI를 더 많이 사용하기 위해서"라기보다, 업무에 편입된 AI를 개인의 소유물인 채로 두지 않기 위해서입니다.

먼저 필요한 것은 플랜이나 기능의 비교가 아닙니다.

• 어떤 AI가 개인 이용 범위를 넘어서고 있는가.
• 어떤 AI를 팀이나 조직에서 인수인계해야 하는가.
• 작성자가 이동·퇴직한 후에도 누가 재검토하고 누가 업데이트할 것인가.

이러한 기준을 세운 뒤, 필요에 따라 관리 체계를 선택합니다.

이 순서로 생각하면 Enterprise 버전 검토는 단순한 추가 투자가 아니라, 업무에 편입된 AI를 인수인계하기 위한 선택지로 자리매김하기 쉽습니다.

그렇다면 무엇부터 시작할 것인가

처음부터 사내의 모든 Gem이나 NotebookLM을 관리하려고 할 필요는 없습니다.

오히려 그렇게 하면 현장의 시행착오가 멈추기 쉽습니다.

먼저 결정해야 할 것은 개인이 만든 AI를 어느 타이밍에 "조직 관리 AI"로 승격시킬 것인가입니다.

예를 들어, 다음 세 가지에 해당한다면 개인 관리 상태로 두지 않는 것이 안전합니다.

첫 번째는, 여러 사람이 지속적으로 사용하고 있다는 점입니다.

두 번째는, 그 AI가 없으면 업무가 중단되거나 품질이 크게 떨어진다는 점입니다.

세 번째는, 참조하는 자료나 프롬프트 (Prompt)를 작성자 이외의 사람이 설명할 수 없다는 점입니다.

이 세 가지 중 두 가지 이상에 해당한다면, 조직 관리 AI (Organizational Management AI)로 취급합니다.

우선은 이 정도의 구분만으로도 충분합니다.

조직 관리 AI로 만든다고 해서 거창한 시스템이 필요한 것은 아닙니다.

처음에는 다음의 5가지 항목만 남겨두어도 충분합니다.

• AI의 이름
• 사용 중인 업무
• 작성자
• 참조하고 있는 자료
• 업데이트 및 재검토 담당자

여기까지만 정해두어도, "퇴직한 사람의 마이드라이브에 중요 자료가 남아 있었다"라는 실수를 AI를 통해 반복하지 않게 됩니다.

AI 활용은 개인의 고안(工夫)에서 시작되어도 좋습니다.

단, 팀의 업무에 편입되었다면 개인의 소유물로 남겨두어서는 안 됩니다.

우선 사내에서 자주 사용되는 AI를 3개만 골라,

"개인 이용 상태로 두어도 되는지, 조직 관리로 옮겨야 하는지"

를 확인해 보십시오.

그것부터 시작하는 것만으로도, 현재의 AI 활용이 어디에서 개인의 역량에 의존(属人化, Siloization)하고 있는지 보이기 시작할 것입니다.

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