작성자: Karol Sobieraj, Digital Colliers 설립자 겸 CEO

만약 귀하의 월말 결산 (month-end close)이 8일 정도 소요된다면, 귀하는 느린 것이 아닙니다. 정상입니다. FSN의 연구에 따르면 미드마켓 (mid-market)의 결산 기간은 8~10일이며, 이는 지난 10년 동안 변하지 않은 사실입니다. APQC의 벤치마크 (benchmarks)에 따르면 상위권 팀들은 5일 미만으로 처리합니다. 따라서 그 격차는 실재하며, 대략 절반 정도의 차이가 나고, 저절로 좁혀지지도 않고 있습니다.

흥미로운 질문은 왜 8일이 걸리느냐가 아닙니다. 모든 ERP 벤더 (ERP vendor)들이 더 빠른 결산을 약속해 왔음에도 불구하고, 왜 귀하와 빠른 팀들 사이의 격차가 2015년 이후 거의 변하지 않았는가 하는 점입니다.

4개 시스템의 현실

어느 미드마켓 재무 부서에 가더라도 똑같은 모습을 보게 될 것입니다. 총계정원장 (GL)은 한 시스템에 있습니다. 청구 (Billing)는 다른 시스템에 있습니다. CRM에는 ARR (연간 반복 매출) 및 계약 데이터가 있지만, 청구 데이터와 정확히 일치하지 않습니다. 급여 (Payroll)와 비용 (expenses)은 또 다른 어딘가에 존재합니다. 누구도 의도적으로 이렇게 만든 것이 아닙니다. 자연스럽게 성장한 결과입니다.

이 문제에 대한 FSN의 연구는 매우 직설적입니다. 대부분의 미드마켓 팀들은 여전히 스프레드시트 (spreadsheets)를 통해 결산을 진행하며, 여러 시스템에서 수동으로 숫자를 가져옵니다. 그것이 실제 워크플로 (workflow)입니다. 누군가는 NetSuite에서 데이터를 내보내고(exports), 다른 누군가는 Salesforce 보고서를 추출합니다. 세 번째 사람은 은행 피드 (bank feed)와 대조하여 조정 (reconciles)합니다. 그런 다음 컨트롤러 (controller)가 엑셀 (Excel)에서 이를 하나로 엮고 차이 (variances)를 추적합니다.

8일이라는 시간은 장부를 마감하는 데 쓰이는 것이 아닙니다. 4개의 시스템이 발생한 사건에 대해 서로 일치하도록 만드는 데 쓰이는 것입니다.

시니어 채용이 문제를 해결하지 못하는 이유

이 부분은 CFO (최고재무책임자)들이 비싼 대가를 치르고 배우게 되는 대목입니다. 더 빠른 곳에서 일했던 유능한 컨트롤러를 채용합니다. 6개월의 시간을 줍니다. 하지만 결산은 여전히 8일이 걸립니다.

그 이유는 구조적이기 때문입니다. 시니어 재무 인력은 프로세스를 강화하고, 일부 수동 분개 (manual journals)를 없애며, 팀을 더 강하게 밀어붙일 수 있습니다. 하지만 그들이 할 수 없는 것은 귀하의 청구 시스템과 GL 사이의 배관 (plumbing)을 다시 쓰는 일입니다. 그것은 엔지니어링 (engineering) 작업이며, 재무 리더들에게 엔지니어가 보고되는 경우는 드뭅니다.

따라서 신규 채용자는 눈에 보이는 워크플로, 즉 마지막 20%를 최적화합니다. 보이지 않는 80%인 데이터 이동 (data movement)은 정확히 이전과 같은 상태로 남아 있습니다.

이것이 바로 수많은 재무 자동화 (finance automation) 프로젝트가 정체되는 이유이기도 합니다. MIT의 최근 연구에 따르면, 기업용 AI 및 자동화 프로젝트의 약 95%가 프로덕션 (production) 단계에 도달하지 못합니다. 실패하는 프로젝트들은 모델 계층 (model layer)이 아니라 통합 계층 (integration layer)에서 무너지는 경향이 있습니다. 누군가가 데이터를 기반으로 멋진 대시보드를 만들었지만, 정작 그 데이터를 모으는 데 여전히 세 명의 사람이 필요하다면 말입니다.

배관 문제 테스트 (The plumbing question test)

간단한 진단 방법을 소개합니다. 재무 팀에 다음 세 가지 질문을 던져보세요.

• 월말에 CRM의 매출이 총계정원장 (GL)의 매출과 일치하지 않을 때, 누가 이를 조정하며 시간이 얼마나 걸립니까?
• 월 중간에 계약 내용이 수정될 경우, 몇 개의 시스템을 수동으로 업데이트해야 합니까?
• 감사인이 거래 추적 (transaction trail)을 요청할 때, 누군가 수동으로 SQL을 실행합니까, 아니면 이미 존재하는 보고서가 있습니까?

만약 답변에 시스템의 이름이 아닌 사람의 이름이 포함된다면, 당신은 배관 (plumbing) 문제를 겪고 있는 것입니다. 어떤 프로세스 규율을 도입하더라도 5일 미만으로 단축할 수 없습니다. 당신은 잘못된 계층을 해결하려 하고 있습니다.

월말 결산을 실제로 변화시키는 것

4~5일 안에 결산을 마치는 팀들은 한 가지 구체적인 일을 했습니다. 그들은 시스템 간의 간극을 재무 문제로 취급하는 것을 멈추고, 데이터 문제로 취급하기 시작했습니다.

실무적으로 이는 몇 가지를 의미합니다:

• 각 엔티티 (entity)에 대한 단일 진실 공급원 (one source of truth). 고객, 계약, 거래, 분개장 라인 (journal lines)은 각각 이를 소유하는 정확히 하나의 시스템을 가지며, 다른 시스템들은 이를 읽어옵니다.
• 월 단위가 아닌 매일 실행되는 자동 조정 (automated reconciliation). 청구 (billing)와 GL이 동기화되지 않았다면, 32일째가 아닌 2일째에 이를 알게 됩니다.
• 전체 수동 검토 대신 예외 큐 (exception queues) 활용. 사람은 일치하지 않는 3%를 확인하며, 일치하는 97%를 확인하지 않습니다.
• 2주 차에 따로 허둥지둥 만드는 것이 아니라, 파이프라인 (pipeline)의 부산물로서 생성되는 감사 추적 (audit trails).

이 중 어떤 것도 ERP를 통째로 갈아엎을 필요를 요구하지 않습니다. 대신 당신의 데이터 모델 (data model)을 읽고, API를 통해 데이터를 쓰고, 이미 보유하고 있는 것들 사이에 연결 조직 (connective tissue)을 구축할 수 있는 사람이 필요할 뿐입니다.

아무것도 하지 않았을 때의 비용

비용은 추가로 소요되는 4일 그 자체가 아닙니다. 진짜 비용은 그 4일이 숨기고 있는 것들입니다. 마지막 실제 데이터 (actuals)가 12일 전의 것이라면 주간 예측 (weekly forecast)을 수행할 수 없습니다. 데이터를 뽑아내는 데 이틀이 걸리지 않는다면, 세그먼트별 마진 (margin by segment)에 관한 이사회의 질문에 답할 수 없습니다. 결산 (close) 과정이 단 세 명의 인원과 스프레드시트에 의존한다면 DORA 운영 탄력성 (operational resilience) 검토를 통과할 수 없으며, DORA는 2025년 1월부터 시행되었습니다.

8일간의 결산은 증상일 뿐입니다. 질병은 재무 데이터 (finance data)가 스스로 움직이지 않는다는 점입니다. 그것을 해결하면 결산은 저절로 해결됩니다.

출처 (Sources)

• FSN Research

• APQC

• MIT Media Lab / RAND

• European Commission

이 기사는 원래 Digital Colliers Blog에 게시되었습니다. Digital Colliers는 DACH 및 영국 기업의 AI 도입을 지원합니다 — 저희의 AI 컨설팅 서비스를 확인하거나 문의하기를 이용해 주세요.