최근 슬라이드 작성은 거의 생성형 AI를 사용하게 되었습니다.

구성안을 벽치기(Wall-hitting, 아이디어 브레인스토밍)하며 내용을 리뷰하고, 그것을 바탕으로 슬라이드까지 만들어 달라고 합니다.

이전이라면 몇 시간이나 걸렸을 작업이 상당히 짧은 시간 안에 형태를 갖추게 되었습니다.

그럼에도 불구하고, 왜인지 마지막 수정에는 매번 시간이 걸리고 있었습니다.

슬라이드 생성 후에 "왠지 이해하기 어렵다"고 느껴, 결국 구성부터 수정하는 일이 여러 번 있었습니다.

처음에는 "구성(Structure)을 만드는 방법이 잘못되었다"고 생각했습니다만,

몇 번이고 같은 일을 반복하는 동안, 원인은 다른 곳에 있다는 것을 깨달았습니다.

이 기사에서는 그 깨달음과, 그로부터 바꾼 생성형 AI와의 벽치기 방법에 대해 쓰겠습니다.

같은 고민을 하고 계신 분들에게 참고가 된다면 좋겠습니다.

"어떤 구성으로 할 것인가"부터 생각하지 않는다. 그 전에,

"이 자료를 보는 상대가 마지막에 어떻게 되었으면 좋겠는가"를 생각한다.

구체적으로는, 먼저 아래 내용을 정리한다.

• 누구에게 설명하는가
• 설명 후에 상대가 무엇을 판단해주길 원하는가
• 상대는 도중에 어떤 의문을 갖는가

여기까지 정리한 다음에, 비로소 구성을 만든다.

생성형 AI를 사용하기 전에는, 자료 작성이라고 하면,

"무엇을 써야 할지 생각하는 것"

부터 시작하고 있었습니다.

생성형 AI를 사용하게 된 이후로는, 그 부분을 상당히 맡길 수 있게 되었습니다.

저의 경우에는 다음과 같은 흐름으로 만들고 있습니다.

• 생성형 AI와 벽치기를 하여 구성을 만든다
• Markdown이나 Word로 출력하여 내용을 확인한다
• 수정한 구성을 바탕으로 슬라이드를 생성한다

이 방법으로 바꾼 뒤로, 자료 작성 속도는 명확하게 올라갔습니다.

백지 상태의 PowerPoint를 열고 고민하는 시간은 줄어들었습니다.

다만, 문제는 그 이후였습니다.

슬라이드를 확인하면 위화감이 들 때가 있습니다.

예를 들어,

"이 설명은 먼저 하는 편이 이해하기 쉽다"
"이 정보가 없으면 상대가 판단할 수 없다"
"기술적으로는 맞지만, 이 페이지의 의미가 전달되지 않는다"

라고 느낍니다.

그리고 결국,

• 페이지 순서를 바꾼다
• 설명을 추가한다
• 구성을 재검토한다

라는 작업을 하고 있습니다.

기껏 AI로 빠르게 만들 수 있게 되었는데, 마지막 조정에서 시간을 쓰고 있었습니다.

처음에는 단순히 "만든 구성의 질이 낮은 것이겠지"라고 생각했습니다.

그래서 AI에게 보내는 요청문(Prompt)을 바꾸거나, 조건을 세세하게 추가하기도 했습니다.

하지만 좀처럼 개선되지 않았습니다.

그러다 어떤 자료 작성을 계기로 원인을 깨달았습니다.

그것은, 제가 갑자기 "구성"을 만들려고 했다는 점입니다.

작성하고 있었던 것은 어떤 시스템 도입 방침을 설명하는 자료였습니다.

설명 대상은 기술자가 아니라 관리직입니다.

처음에 생각한 구성은 다음과 같은 것이었습니다.

• 현상의 과제
• 검증 환경의 시스템 구성
• 운영 환경의 시스템 구성
• 보안 대책
• 운용 방법
• 요약

이것을 본 시점에서는 딱히 문제를 느끼지 못했습니다.

필요한 정보는 들어있습니다.

기술 설명으로서도 자연스럽습니다.

하지만 실제로 "이 자료를 사용해 상대에게 설명한다"고 생각한 순간, 위화감이 생겼습니다.

상대가 알고 싶은 것은 아마 다를 것입니다.

• 왜 이 메커니즘이 필요한가
• 무엇을 할 수 있게 되는가
• 왜 이 구성을 선택했는가
• 리스크는 무엇인가
• 우리는 무엇을 판단하면 되는가

먼저 알고 싶은 것은 기술 구성이 아니라 "판단하기 위한 정보"였습니다.

그래서 구성을 변경했습니다.

• 도입하는 것의 역할과 전체상
• 구성 검토 시의 판단 포인트
• 검증 환경
• 운영화(Production)를 향한 검토 플로우
• 운영 환경
• 보안 및 데이터 관리
• 이용 이미지
• 향후 진행 방식

기술적인 내용을 크게 바꾼 것은 아닙니다.

바꾼 것은 정보의 나열 순서입니다.

처음의 구성은 "우리가 설명하고 싶은 순서"였습니다.

변경 후에는 "상대가 이해하고 판단하는 순서"가 되었습니다.

여기서 비로소,

"구성이 나빴던" 것이 아니라,

"구성을 만들기 전에 자료의 목적을 정의하지 않았다"

는 사실을 깨달았습니다.

돌이켜보면, 저는 계속 자료 작성자의 시점에서 생각하고 있었습니다.

"이 기술을 설명하고 싶다"
"이 정보는 필요하니까 넣고 싶다"
"구성으로서 깔끔하게 정리하고 싶다"

라는 관점입니다.

물론 이것도 필요합니다.

하지만 설명 상대의 입장에서 보면 중요한 것은 다릅니다.

"이 자료를 본 뒤에, 나는 무엇을 판단할 수 있어야 하는가"

입니다.

저는 청자의 시점이 되는 타이밍이 너무 늦었습니다.

슬라이드를 만든 후에 "상대라면 어떻게 느낄까"를 생각하고 있었습니다.

사실은 구성을 만들기 전에 생각했어야 했습니다.

지금은 갑자기 AI에게,

〇〇에 대해 설명하는 자료를 만들고 싶다. 대상은 과장급. 구성을 생각해 주세요.

라고 의뢰하지 않습니다.

먼저, 자료의 목표(Goal)를 정합니다.

예를 들어,

이 자료를 본 상대가,
- 도입 목적을 이해할 수 있다
- 리스크를 파악할 수 있다
...

와 같이 정합니다.

그다음, AI에게는 구성이 아니라, 먼저 상대방의 의문점을 뽑아내도록 합니다.

예를 들어, 다음과 같이 의뢰합니다.

이 청자가 설명 중에 품게 될 의문을,
이해하는 흐름에 따라 정리해 주세요.

그러면,

• 애초에 무엇을 하는 것인가
• 왜 필요한가
• 왜 이 방법인가
• 리스크는 무엇인가
• 업무에 어떻게 도움이 되는가
• 다음에 무엇을 결정하는가

와 같이, 상대방이 이해하는 흐름이 보입니다.

그 흐름을 바탕으로 구성을 만듭니다.

작성 시간이 절반으로 줄었다는 식의 극적인 변화는 아닙니다.

다만, 되돌아가는 작업(Backtracking)이 줄었습니다.

이전에는,

구성 작성
↓
슬라이드 생성
...

이었습니다.

지금은,

자료의 목적 확인
↓
청자의 의문 정리
...

라는 순서입니다.

앞에서 조금 더 생각하는 시간을 가짐으로써, 나중에 크게 되돌아가는 일이 줄었습니다.

생성형 AI (Generative AI)를 사용함으로써 슬라이드 작성 자체는 확실히 빨라졌습니다.

하지만 AI가 잘 만들어주는 것만을 생각하고 있으면, 마지막 단계에서 막히게 됩니다.

제 경우, 문제는 프롬프트 (Prompt)도 AI의 능력도 아니었습니다.

구성을 만들기 전에,

「이 자료를 본 상대방이 어떻게 되었으면 좋겠는가」

를 생각하지 않았던 것이었습니다.

지금은 자료 작성의 벽치기 (打ち合わせ/Sparring)를 시작하기 전에, 먼저 청자의 입장에서 생각하려고 노력합니다.

생성형 AI로 자료를 작성하면서 마지막 수정에 시간을 많이 쓰고 있다면, 한 번 '구성 이전' 단계에 눈을 돌려보는 것이 개선의 힌트가 될지도 모릅니다.