저는 사무원입니다. 프로그래머가 아닙니다.

지난 기사에서는 수식 설명과 데이터 검수를 Excel 안에서 AI에게 시키는 이야기를 썼습니다.

다음에는 「AI 요약 설명」에 관한 이야기를 쓰겠다고 예고했습니다만, 그전에 한 편을 사이에 끼워 넣겠습니다.

본론에 들어가기에 앞서, 상징적인 사건을 하나 적어보겠습니다.

Excel 해설 영상을 자주 봅니다. 그중에서도 「Excel 도카타 CH(Excel 굴착기 채널)」. 구독자 약 20만 명으로, Excel 계열 채널로서는 일본 최대급이며, Power Query 등 「모던 Excel (Modern Excel)」이라 불리는 기능의 해설에 있어서는 제일인자라고 저는 생각합니다. 운영하고 있는 분은 경리 실무가이며, 온라인 강좌의 간판에는 명확하게 이렇게 내걸고 있습니다.

「NO‼︎ 매크로, NO‼︎ VBA로 Excel 효율화」

매크로를 배우지 않아도 Power Query라면 마우스 조작으로 끝낼 수 있다. 습득이 쉽고 효과가 높다. 논리가 통하는 올바른 주장입니다.

그분이 2026년 6월, 「VBA 코드 복사 붙여넣기 불필요 | Claude Code로 Excel 매크로를 북(Book)에 전자동 등록」이라는 영상을 올렸습니다. AI가 VBA를 쓰고, 북에 포함시키고, 검증용 북으로 동작 확인까지 돌린다. 인간은 작업 계획에 빨간색을 넣어 승인하기만 하면 된다. 본인은 영상 속에서 「자리를 비웠다 돌아오니 만들어져 있었다」라고 말합니다.

전향이라고는 생각하지 않습니다. 「NO‼︎ VBA」는 원래 「가장 저렴한 도구로 해라」라는 경제적 계산이었으며, VBA를 인간이 작성하고 유지보수하기에는 너무 비쌌던 시대에는 Power Query가 정답이었습니다. AI가 VBA를 쓰고, 수정하고, 검증까지 하는 시대가 되어, 비쌌던 이유가 사라졌다. 전제가 바뀌었기에, 결론을 업데이트했다. 그것을 망설임 없이 해내는 것이 진짜 실무가라고 생각합니다.

「NO‼︎ VBA」의 제일인자가 VBA로 돌아온다. 시대가 변했다는 신호로 받아들였습니다.

같은 시기, YouTube에서 관료 두 명의 대담 영상을 보았습니다. 경제산업성 『디지털 경제 리포트』를 주필한 젊은 관료 츠다 미치타카 씨와, 『DX의 사고법』의 저자이자 전 상무정보정책국장 니시야마 케이타 씨의 대담입니다 (전편·후편). 국가의 디지털 정책 설계도를 그려온 사람들이 이렇게 말하고 있었습니다.

데이터를 한곳에 모아온 20년의 방식은 한계에 다다랐으며, 앞으로는 데이터를 현장에 둔 채로, AI가 데이터가 있는 곳으로 찾아간다. 그리고, 의미의 지도는 결정론적 (Deterministic), AI는 비결정론적 (Non-deterministic) —— 매번 다른 말을 한다. 이 두 가지를 조합하기 때문에 신뢰할 수 있는 것이 된다 ——.

국가의 설계도에 나오는 말인데, 제 책상 위에서 매일 움직이고 있는 것들에 대한 설명처럼 들렸습니다.

그리고 또 하나, 시대의 변곡점을 확실히 느낀 것이 있습니다. 경제산업성은 2018년의 DX 리포트 (이른바 「2025년의 절벽」)에서, 기존 시스템의 **블랙박스화 (Black-boxing)**를 부채라고 단정 지었습니다. 개인화된 Excel 북도 줄곧 그 맥락에서 이야기되어 온 측면이 있습니다. 그런데 이번 대담에서는 현장 고유의 맥락이야말로 보물이라고 말하고 있습니다. 현장의 북은 한 줄도 변하지 않았습니다. 변한 것은, AI라는 **읽는 이 (Reader)**가 나타났다는 것입니다. 읽을 수 없어서 부채였던 것은, 읽을 수 있게 된 순간 업무 지식의 실물로 변합니다.

블랙박스화도 개인화도, 읽는 이가 없었던 시대의 언어입니다. 이미 과거의 것입니다. Excel의 내용이 보이는 시대가 시작되고 있습니다.

실무의 제일인자의 판단과 국가의 설계도. 서로 다른 곳에서의 신호가 같은 방향을 가리키고 있습니다. 지난번에 쓴 「Excel × AI의 콤비네이션」의 시대는 정말로 시작되었다고 생각합니다.

이번에는 그 시대의 실례를 저희 집에서 하나 소개하겠습니다. 오랜 고민이었던 「파일 찾기」가 이번 주에 하나의 형태를 갖추게 된 이야기입니다. 미리 결론을 말씀드리면, 이 도구는 딱 「결정론의 지도 위에, 비결정론의 AI를 얇게 한 장」이라는, 그 설계도 그대로의 형태를 띠고 있습니다.

• 10년 이상 키워온 자작 「파일 목록.xlsm」(PC 내 파일 인덱스)에, 본문 검색을 추가했습니다 - 공백 구분으로 AND, 수직선(|)으로 OR. Word·Excel·PowerPoint의 내용도 읽습니다.
• 검색 결과는 「표시」가 아니라 **시트의 행 데이터 (Row data)**로 반환됩니다. 그래서 다음 작업으로 그대로 흘려보낼 수 있습니다.
• 그 위에 AI를 딱 한 장 얹어서, ①파일명 → ②본문 → ③AI가 읽고 답함의 3단계 구조로 만들었습니다.
• 전부 AI에게 시키는 검색과 달리, 중간 결과가 전부 보인다는 것이 이 구성의 가치입니다.

제 PC에는 「파일 목록.xlsm」이라는 통합 문서가 있습니다. 폴더를 지정하면 파일명, 수정일, 크기, 경로를 시트에 목록화하는, 그저 그런 도구일 뿐이지만, 10년 이상 계속 사용해 온 덕분에 제 PC의 주요 폴더는 거의 이것으로 색인화되어 있습니다.

파일명으로 찾는 데 있어서는 이것으로 충분했습니다. 곤란한 것은 "파일명은 기억나지 않지만, 그 안에 적은 단어라면 기억난다"는 때입니다. Windows의 검색은 색인의 기분에 따라 누락되기도 하고, 결과는 "표시"될 뿐 그 이상의 작업으로 이어지지 않습니다.

그래서 목록에 올라와 있는 파일의 **내용(Content)**을 검색하는 매크로를 추가했습니다. 이름은 「본문 검색」입니다.

목록 위에 작은 폼(Form)이 뜨므로, 찾고 싶은 단어를 넣고 「실행」을 누르기만 하면 됩니다.

사양은 다음과 같습니다.

• 검색어는 폼에서 입력받음.
  공백 구분 = AND, 수직선(|) 구분 = OR

• 예: イセドー|サヤカ 大館
  → "イセドー 또는 サカ를 포함하고, 동시에 大館도 포함"

• 대상은 목록 시트에서 화면에 보이는 것만. 필터로 숨긴 행은 대상에서 제외됩니다.

• 즉, "먼저 필터로 좁힌 뒤 실행한다"는 평소의 Excel 조작이 그대로 검색 범위 지정이 됩니다.

• 대상 확장자는 텍스트 계열 23종(.md, .txt, .py, .csv, .srt 등) + Office 신규 형식 6종.

• 파일명 자체도 검색 대상입니다. 이름에만 단어가 있는 파일도 찾아낼 수 있습니다.

• 히트한 파일만 결과 시트에 나열되며, 마지막 열에 **일치하는 행의 발췌(Excerpt)**가 표시됩니다.

읽기 전용이며, 대상 파일에는 아무것도 쓰지 않습니다.

처음 실전에서 실행했을 때, 어떤 키워드로 30건이 히트했습니다. 전날 AI (Claude Code)에게 같은 조건으로 PC 내를 검색하게 했을 때의 실측값이 30개 파일이었습니다. 다른 도구로 정답을 확인하여 완전 일치한 것입니다. 기계 계층은 결정론적(Deterministic)이므로, 이런 식으로 검증이 가능합니다.

며칠 전, 시험 삼아 「우편」이라는 단어로 실행해 보았습니다. 나온 목록을 보고 솔직히 깜짝 놀랐습니다. 이름만 봐서는 우편과는 전혀 인연도 관련도 없어 보이는 통합 문서들만 나열되어 있었기 때문입니다. 처음에는 오류를 의심했습니다.

하지만 마지막 발췌 열을 보니, 모두 제대로 「우편」을 포함하고 있었습니다. 주소록의 「우편번호」 제목이거나, 몇 년 전에 만든 표의 구석진 곳에 적혀 있거나 했습니다. 제가 직접 만든 파일임에도 불구하고, 거기에 우편번호를 적었다는 사실을 스스로 잊고 있었을 뿐이었습니다.

이것이 파일명 검색과의 차이입니다. 이름은 기억의 산물이지만, 내용은 사실입니다. 잊어버려도 그 안에 적은 단어는 사라지지 않습니다. 파일명으로만 찾고 있었다면, 이 그룹은 평생 나타나지 않았을 것입니다.

그리고 "정말로 들어있는가"를 의심했을 때, 그 자리에서 발췌 열을 보면 확인할 수 있습니다. 내용도 보여주지 않고 "이것이 답입니다"라고 내놓는 도구였다면, 저는 아마 신뢰하지 않았을 것입니다.

.docx나 .xlsx는 실체가 ZIP이며, 그 안에 본문 XML이 들어 있습니다. Word라면 document.xml, Excel이라면 sharedStrings.xml, PowerPoint라면 slides 하위에 있습니다. 이것을 압축 해제하고 태그를 벗겨내면, Office 문서도 "단순한 텍스트"로서 검색할 수 있습니다.

처음에는 VBA의 정석인 Shell.Application의 CopyHere로 압축을 풀었는데, 이것이 느립니다. 파일 하나당 거의 1초가 걸립니다. AI에게 "더 빠르게 할 수 없나"라고 물었더니, "Windows 표준인 tar.exe로 압축을 풀면 몇 배 더 빨라집니다"라는 답변이 돌아왔습니다.

' Windows 10 이후 표준으로 포함된 tar.exe는 zip을 압축 해제할 수 있음
' .docx를 복사하지 않고 직접 읽을 수 있으며, 동기 실행이므로 완료 대기 루프도 필요 없음
CreateObject("WScript.Shell").Run _
...

교체한 후 어떻게 되었는지, 기사에 쓰기 전에 다시 실측해 보았습니다. 수중에 있는 Office 파일 100건(합계 8MB)으로, 압축 해제와 읽기 합계가 2.8초. 파일 하나당 평균 28밀리초, 두 번째 실행부터는 평균 13밀리초까지 떨어집니다. 구 방식은 파일 하나당 약 1초였으므로, 30배 이상 빨라졌습니다. 100개 파일에 1분 40초가 걸리던 코스가 3초도 안 걸리게 되었습니다.

(솔직히 말하자면, "빠른 방법을 알고 있다면 처음부터 그렇게 짜라"는 이야기입니다. 만든 본인인 AI가 가장 잘 알고 있었을 텐데, 제가 물어보고 나서야 내놓았습니다. 따끔하게 혼내주었습니다.)

본문 검색이 가능해지면서 구성이 3단계로 갖춰졌습니다. 이름은 「AI 파일 목록」이라고 하고 있습니다.

파일명 검색 (기존 인덱스) ── 순식간. 우선 이름과 위치로 범위를 좁힘 -
본문 검색 (이번에 신설) ── 몇 초. 좁혀진 범위 중에서 내용에 해당 단어가 있는 것을 특정함 -
AI가 읽고 답함 ── ②에서 특정한 파일을 AI에게 읽게 하여, 「언제 무엇을 했는지」를 날짜 근거와 함께 답하게 함

각 단계의 출력이 다음 단계의 입력이 됩니다. 그리고 각 단계의 중간 결과는 전부 시트의 행 데이터로서 눈앞에 남습니다.

「AI로 검색할 수 있습니다」라는 도구는 늘어났습니다. 다만, 그런 도구들은 중간 과정이 보이지 않습니다. 결과가 틀렸을 때, 어디서 틀렸는지 알 수 없는 것입니다. AI가 찾아내지 못한 것인지, 애초에 인덱스(Index)에 들어있지 않았던 것인지, 키워드가 나빴던 것인지, 구분할 방법이 없습니다.

3단계 구조라면, ①에서 좁힌 결과도 ②의 히트(Hit) 목록도 보이기 때문에, 결과가 틀렸을 때 「어느 계층에서 틀렸는지」를 그 자리에서 특정할 수 있습니다. ①과 ②는 결정론적(Deterministic)인 기계로, 몇 번을 해도 같은 결과를 반환합니다. 변동성이 있는 AI는 맨 위에 얇게 한 층만 존재합니다.

이것은 사실 RAG (Retrieval-Augmented Generation, 검색 후 AI에게 읽히는 메커니즘)와 같은 형태입니다. 그것을 Excel 위에 수작업으로 구축했을 뿐입니다. 틀은 간단하며, 강력한 것은 틀이 아니라 인덱스(Index)의 질 쪽입니다. Google은 웹 인덱스로 싸우고 있지만, 제 PC에 대해서라면 10년 동안 키워온 저의 인덱스가 더 강력합니다.

서두의 대담을 떠올려 보세요. 의미의 지도는 결정론적이고, AI는 비결정론적(Non-deterministic)이며, 이 둘을 조합하기 때문에 신뢰할 수 있다 —— 국가 설계도가 신뢰의 조건이라고 부르는 형태, 이것은 책상 위의 최소 버전입니다. ①과 ②가 결정론적 지도이고, ③이 비결정론적인 AI입니다. 데이터(파일)는 현장(원래 폴더)에 둔 채로, AI 쪽이 직접 찾아가서 읽습니다. 모으지 않고, 옮기지 않으며, 중간 과정이 보입니다.

지난 기사에서 「Excel × AI의 조합이 본체」라고 썼습니다. 이번 내용은 그 검색 버전입니다. 찾는 것은 기계, 읽는 것은 AI. 결정론적 토대 위에 확률적 기계를 얇게 한 층 얹은 것입니다.

파일명은 기억나지 않지만 내용은 기억하고 있다 —— 그 상태에서 목적 파일에 도달하기까지가 필터로 좁히고, 폼에 단어를 입력하여 단 몇 초면 끝납니다. 파일 관리의 고민 대부분은 사실 「찾는 것」에 대한 고민이었습니다. 그 고민이 사라지면 폴더 정리를 열심히 해야 할 이유도 상당히 줄어듭니다.

「NO!!! VBA」를 외치던 사람이 VBA의 세계로 넘어오는 시대입니다. 사무원이 Excel 위에 검색과 AI의 3단계 구조를 직접 구축한다 해도, 이제 놀라운 일이 아니라고 생각합니다.

참고로, 이번 「AI 파일 목록」은 아직 공개하지 않습니다. 수중에 두고 아직 여기저기 수정하는 중이라, 형태가 안정된 후에 공개하겠습니다.

다음 회차는 예고했던 AI 요약 설명 이야기로 돌아갈 예정입니다.