지난 봄, 저는 우연히 우리 나라에서 3개월 동안 매장 개선 보조금 사업을 운영해 왔다는 사실을 알게 되었습니다. 영수증 증빙 외에는 아무런 조건이 없는 직접적인 현금 지원이었으며, 제가 조용히 고려하고 있던 소규모 오프라인 소매 확장과 정확히 일치하는 성격의 것이었습니다. 신청 기간은 9일밖에 남지 않았습니다. 제가 이것을 발견한 것은 제가 찾아보고 있었기 때문이 아니라, 한 공급업체가 지나가는 말로 언급했기 때문입니다. 저는 찾아보고 있지 않았습니다. 왜냐하면 실제 사업을 운영하는 와중에 정보를 찾아보는 것은 아무도 시간을 낼 수 없는 전업적인 습관이기 때문입니다.

이것이 보조금 문제의 실질적인 모습입니다. 돈이 존재하지 않는 것이 아닙니다. 돈은 수십 개의 포털에 흩어져 있으며, 각 포털은 저마다의 게시 주기와 PDF 전용 신청 양식을 가지고 있고, 포털 자체 외에는 별도의 광고 없이 몇 주 안에 열렸다가 닫히는 기간을 가집니다. 보조금의 90%를 놓치는 것은 역량의 실패가 아닙니다. 그것은 모니터링 비용(monitoring cost)이 어떤 창업자라도 매일 영원히 지속 가능하게 지불할 수 있는 수준보다 높을 때 발생하는 현상입니다.

그래서 저는 모니터링을 직접 하려는 시도를 멈췄습니다. 대신 매일의 루틴을 구축했습니다. 제가 깨어나기 전 매일 아침 브라우저 에이전트(browser agent)가 포털들을 훑고, 새로운 내용만 보고하도록 만든 것입니다.

스윕(sweep)이 실제로 하는 일

그 작동 방식은 화려하지 않으며, 바로 그 점 때문에 효과적입니다. 매일 아침, 에이전트는 국가, 지역 및 산업별로 지정된 보조금 및 지원금 포털 목록을 방문하여 어제 확인한 내용과 오늘 찾은 내용을 비교(diff)합니다. 새로운 목록은 제가 영구 메모리(persistent memory)에 보관 중인 자격 프로필(eligibility profile)에 따라 평가됩니다. 이 프로필에는 법인 유형, 등록 지역, 산업 분류, 직원 수, 매출 구간, 그리고 제가 이미 보유하고 있는 서류와 추가로 확보해야 할 서류 정보가 포함되어 있습니다.

프로필은 제 사업에 대해 제가 추측하는 내용이 아니라, 실제 등록 서류를 바탕으로 구축되어야 합니다. 저의 우편물 수령 주소와 등록된 사업장 주소는 서로 다른 도시에 있으며, 에이전트가 생성한 처음 두 개의 초안은 시작되기도 전에 조용히 탈락했습니다. 프로그램이 이메일 서명에 있는 주소가 아닌 등록 지역 (registration region)을 기준으로 필터링했기 때문입니다. 정부 포털 (Grant portals)은 당신이 우편물을 어디서 받는지에는 관심이 없습니다. 그들은 당신이 정부에 제출한 서류에 무엇이 적혀 있는지에만 관심이 있습니다.

프로필의 두 번째 요소는 명시적으로 작성된 필터 정책 (filter policy)입니다. 왜냐하면 무엇을 "기회"로 간주할지에 대해 에이전트의 판단에만 맡겨두면, 에이전트는 기회가 아닌 것들을 기꺼이 찾아낼 것이기 때문입니다. 저의 정책은 직접적인 현금이 아닌 모든 것을 제외합니다. 네트워킹 이벤트, 홍보 프로그램, 상금이 없는 피칭 대회 (pitch competitions), 순수 멘토링 트랙 등은 모두 제외됩니다. 이러한 것들은 정부 포털을 무작위로 훑을 때 40,000달러 규모의 현금 보조금과 동일한 공식 언어로 포장되어 나타나며, 명시적으로 제외하지 않으면 에이전트는 그것들이 실제 리드 (leads)인 것처럼 계속 보고할 것입니다.

단순한 목록화가 아닌 순위 매기기

프로그램 목록 그 자체만으로는 유용하지 않습니다. 이 스윕 (sweep) 과정을 단순한 리서치 프로젝트가 아닌 하루 10분의 가치가 있는 일로 만든 것은, 모든 매칭 결과를 매번 동일한 축 (axes)을 기준으로 동일한 점수 산정 과정을 거치도록 강제한 것이었습니다.

금액만 보는 것은 함정입니다. 20페이지 분량의 사업 계획서를 요구하고 40%의 자기 부담 매칭이 필요한 70,000달러 규모의 프로그램은, 투입되는 시간을 비용으로 계산했을 때 한 페이지짜리 양식에 매칭 조건이 없는 5,000달러 규모의 프로그램보다 종종 더 나쁩니다. 점수 산정 방식은 단순히 가장 큰 숫자가 기본적으로 승리하게 두는 대신, 그러한 비교를 강제합니다.

Fit scoring (적합성 점수 산정) 방식에는 두 번째 수정이 필요했습니다. 초기에는 거의 모든 항목이 5점 만점에 4점 또는 5점으로 산정되었습니다. 에이전트가 정직하기보다는 단순히 비위를 맞추고 있었던 것입니다. 단 하나의 지침을 추가함으로써 상황은 완전히 바뀌었습니다. 에이전트가 모든 점수 뒤에 숨겨진 구체적인 자격 요건 (eligibility criterion)을 인용하도록 요구한 것입니다. 에이전트가 막연한 느낌 (vibe)이 아니라 프로그램 요구 사항의 실제 문장을 지목해야 하는 순간, 점수는 실질적으로 변하며, 남아있는 4점과 5점은 제가 신뢰할 수 있는 점수가 되었습니다.

요약본이 아닌 실제 게시물의 마감 기한

이 부분은 제가 만약 이제 막 시작하는 누군가를 위해 이 글을 쓴다면 가장 강력하게 경고할 대목입니다. 보조금 포털은 다시 게시되기도 하고, 연장되기도 하며, 때로는 이를 2차적으로 스크래핑(scraping)하는 애그리게이터 (aggregator) 사이트들에 의해 날짜가 잘못 기재되기도 합니다. 제3자 요약 페이지에서 마감 기한을 읽어와 당신의 캘린더에 등록하는 에이전트는 며칠 정도 앞서거나 뒤처진 잘못된 정보를 전달할 수 있습니다. 정부 마감 기한을 놓치는 것은 다시 시도할 기회를 얻을 수 있는 종류의 실수가 아닙니다.

내가 겪은 함정: 중요한 마감 기한은 뉴스 애그리게이터나 요약 이메일에 있는 것이 아니라, 출처에서 확인된 공식 게시물 자체에 있는 것입니다. 이제 저는 어떤 날짜라도 제 캘린더에 등록하기 전에, 에이전트가 원본 포털 페이지의 정확한 문구를 스크린샷으로 찍거나 인용하도록 요구합니다. 정부 제출물에서 단 하루라도 어긋난 마감 기한은 두 번째 기회를 얻을 수 없는 실수이기 때문입니다.

필터를 통과한 모든 새로운 매치 (match)는 며칠간의 리마인더 버퍼 (reminder buffer)와 함께 자동으로 제 캘린더에 마감 기한이 추가됩니다. 그것만으로도 실제 놓치는 비율의 대부분이 해결되었습니다. 문제는 조사가 아니라 기억하는 것이었습니다.

매치에서 초안까지

수 시간의 노력을 들일 가치가 있을 만큼 높은 점수를 받은 항목에 대해서는, 에이전트가 단순히 보고하는 것 이상의 작업을 수행합니다. 에이전트는 실제 신청서를 초안(draft) 작성합니다. 즉, 양식 필드(form fields), 제가 메모리에 보관 중인 재사용 가능한 기업 스토리 문서에서 추출한 비즈니스 내러티브(business narrative), 그리고 이미 보관 중인 문서들과 필수 첨부 서류 간의 매핑(mapping) 작업을 수행합니다. 신청서 하나당 3~8시간씩 걸리던 양식 작성(form-wrangling) 작업이, 이제는 제가 읽기만 하면 되는 상태로 폴더에 담긴 초안이 됩니다.

제가 매일 아침 실행하는 프롬프트(prompt)는 대략 다음과 같습니다:

매일 보조금 스윕(sweep). 포털: [list]. 나의 자격 프로필(eligibility profile)과 필터 정책(filter policy)은 메모리에 있음. 어제 이후로 새로 올라온 각 프로그램에 대해: 
이름 | 자금 유형 | 현금 액수 | 마감일 | 자격 판정
...

내가 여전히 직접 제출 버튼을 누르는 이유

이 관문(gate)은 장식용이 아닙니다. 정부 신청서는 귀하의 사업에 관한 법적 구속력이 있는 진술서이며, 에이전트의 자신감 넘치는 초안은 그 뒤에 있는 자격 프로필(eligibility profile)만큼만 최신 상태를 유지할 뿐입니다. 제 사업자 등록 정보가 어느 시점에 새로운 산업 분류를 획득했는데, 업데이트되지 않은 프로필 때문에 제가 실제로 자격이 있었던 프로그램들을 조용히 건너뛰는 일이 발생했습니다. 이는 반대의 실패 사례이지만, 프로필을 제 기억이 아닌 실제 문서와 대조하여 분기별로 현실 점검(reality check)을 해야 한다는 증거입니다.

더 위험한 실패는 반대 방향으로 일어납니다. 몇 달 동안 깔끔한 초안들이 만들어지다 보면, 에이전트가 스스로 제출하도록 내버려 두고 싶은 유혹이 실제로 생기며, 성공적인 사이클이 반복될수록 그 유혹은 커집니다. 저는 아직 그렇게 하지 않았습니다. 그 규칙을 완화할 뻔했던 단 한 번의 순간, 제 앞에 놓인 초안에는 조용히 유효 기간이 지난 자격 주장(eligibility claim)이 포함되어 있었습니다. 그 관문은 단순히 서류상의 오류를 잡아낸 것이 아니었습니다. 그것은 제가 안주하려는 태도를 잡아낸 것이었습니다.

영향 (Impact): 이 전수 조사는 과거에는 불가능했던 일상적인 연구 습관을 얻는 대가로 하루에 약 10분 정도의 검토 시간만을 소모하며, 생성되는 각 신청서 초안은 양식 작성 시간을 3~8시간씩 절약해 줍니다. 하지만 진짜 핵심은 상한선(ceiling)에 있습니다. 제 시장의 개별 소상공인 보조금은 대략 2,000달러에서 70,000달러 상당에 달하며, 단 한 번의 승인만으로도 이 시스템 전체를 구동하는 도구들의 수년 치 비용을 충당할 수 있는 반면, 놓치는 것이 있더라도 단 몇 분의 읽기 시간 외에는 비용이 들지 않기 때문입니다.

저는 모든 신청 과정을 단순한 파이프라인(pipeline) — 초안 작성됨(drafted), 제출됨(submitted), 결과(result) — 으로 추적하여 사후에 아무것도 누락되지 않도록 합니다. 이 부분은 생각보다 훨씬 중요합니다. 보조금 프로그램은 예측 가능한 일정에 따라 결정 사항을 알려주는 경우가 거의 없으며, 이미 제출하여 신경을 끄고 있는 신청서는 이 시스템이 존재하기 전 제 머릿속을 괴롭히던 전형적인 미결 사항(open loop)이었습니다. 이제 그것은 스프레드시트(spreadsheet)에 저장되어 있으며, 여전히 저의 개인적인 개입이 필요한 유일한 부분은 원래부터 제가 직접 해야만 했던 단 한 번의 클릭뿐입니다.

원문 게시지: https://methezone.github.io/solo-operator-playbook/agent-grant-scanning.html

30개의 모든 워크플로우(workflows)는 프롬프트(prompts) 및 실패 사례와 함께 작성되어 있습니다. 그중 5개는 전체 내용을 무료로 제공합니다: the sampler.