Notion AI로 회의록을 자동화하여 부업 시간을 확보한 방법

부업을 5년 동안 해오면서 가장 큰 적이 무엇이냐고 묻는다면, 저는 망설임 없이 "본업의 회의록"이라고 답하겠습니다. 과장되게 들릴지 모르겠지만, 정말 그렇습니다.

제 회사에는 회의에 참석한 주니어미들급 사원들이 돌아가며 회의록을 작성하는 문화가 있습니다. 일주일에 34개의 회의에 참석하면, 회의록 작성에만 매주 3시간 정도를 빼앗깁니다. 게다가 회의록은 회의가 끝난 직후 "기억이 생생할 때" 작성하지 않으면 두 배의 시간이 걸리기 때문에, 퇴근 후 가장 머리가 맑은 시간대——즉, 부업의 골든 타임을 직격하곤 합니다.

솔직히 고백하자면, 처음에는 "녹음해서 나중에 정리하면 되겠지"라고 생각하며 방치했습니다. 그 결과, 금요일 밤에 일주일 치 녹음본을 다시 들어야 하는 상황이 되었고, 1.5배속으로 들어도 2시간이 사라졌습니다. 정말 무의미한 금요일이었습니다. 이 실패를 통해 "미루는 것은 해결책이 아니다, 작업 자체를 없애버려야 한다"라고 결심했습니다.

그래서 시도한 것이 Notion AI입니다. 그렇다고 해서 처음부터 잘 된 것은 아닙니다. 첫날에 했던 방식은 회의 녹음을 Whisper 계열의 도구로 텍스트 변환(Transcription)하여 그 전문을 Notion에 붙여넣고 "회의록으로 정리해줘"라고만 지시하는 방법이었습니다. 결과물로 나온 것은 무난하기만 한 요약이었습니다. 누가 무엇을 결정했는지, 다음에 누가 무엇을 해야 하는지가 전부 흐릿해서, 이것을 상사에게 제출했다가는 "그래서 결국 어떻게 됐다는 거야?"라는 말을 들을 것이 눈에 보일 정도였습니다. AI에게 통째로 맡기기만 해서는 업무가 되지 않는다는 것을 첫날에 뼈저리게 느꼈습니다.

전환점이 된 것은 지시 방법을 "내가 회의록을 쓸 때의 절차"에 맞춘 것이었습니다. 저는 회의록을 쓸 때 먼저 결정 사항을 추출하고, 그다음 숙제(누가·언제까지·무엇을)를 정리한 뒤, 마지막으로 논의 경위를 보충 설명으로 붙이는 순서로 작성했습니다. 그래서 Notion AI에게도 동일한 순서로 "결정 사항", "ToDo(담당자와 기한 포함)", "논의 경위"의 3개 블록으로 나누어 출력하도록 지시하는 템플릿을 Notion 페이지에 준비했습니다. 텍스트 변환 내용을 붙여넣고 이 템플릿을 실행하면, 80% 정도는 바로 사용할 수 있는 초안이 한 번에 나옵니다.

남은 20%는 인간의 몫입니다. 구체적으로는 고유명사의 오기입 수정(저희 회사 내부 시스템 이름은 매번 이상하게 변환됩니다)과 AI가 "결정"과 "단순 제안"을 혼동한 부분을 체크하는 것입니다. 이 부분을 소홀히 했다가 한 번은 아직 결정되지 않은 정책을 "결정 사항"으로 배포해 버려서, 관계 부서로부터 문의가 오는 바람에 식은땀을 흘린 적이 있습니다. 자동화를 하더라도 최종 확인만큼은 절대로 건너뛰지 않는 것이 이 사건 이후 저만의 규칙입니다.

결과적으로, 건당 50분 정도 걸리던 회의록 작성이 10분 내외로 줄었습니다. 주 3시간이 거의 30분으로 단축되었습니다. 확보한 2시간 반은 그대로 부업인 라이팅 의뢰와 교재 제작에 활용하고 있습니다. 한 달로 환산하면 10시간입니다. 부업을 시급으로 계산하는 분이라면 이 숫자의 임팩트를 이해하실 수 있을 것입니다.

직접 해보며 느낀 점은, AI 활용에서 중요한 것은 도구 선택보다 "자신의 작업 절차를 언어화할 수 있는가"라는 것입니다. Notion AI는 저의 절차를 템플릿화할 수 있었기에 기능했던 것이지, 통째로 맡기기만 했던 첫날 상태 그대로였다면 "쓸모없네"라고 판단하고 끝냈을 것입니다. 만약 회의록 때문에 시간을 뺏기고 있다면, 먼저 자신이 어떤 순서로 회의록을 쓰고 있는지 써보시기 바랍니다. 그것이 그대로 AI를 위한 프롬프트(Prompt)가 됩니다.

부업 시간은 만들어내는 것이 아니라 "되찾아오는 것"이라고 5년 동안 해오며 느낍니다. 회의록은 그 첫걸음으로서 가장 쉽게 되찾을 수 있는 시간이었습니다.

이 글의 다음 내용과 실천 리포트는 AI 부업 로그에서 공개하고 있습니다.