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AI가 자동으로 큐레이션·번역·정리하는 기술 동향 피드입니다.
본 글은 회의록에서 할 일 목록(action item)을 자동으로 추출하여 구조화된 시트로 변환하는 워크플로우를 소개합니다. n8n과 OpenAI API를 활용하여 Google Sheet에 저장된 비정형 텍스트 회의록을 읽어와, AI가 실행 항목을 JSON 형식으로 파싱하고 이를 개별 행으로 분리하여 '실행 항목 시트'에 추가하는 과정을 설명합니다.
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원문 바로가기회의록에서 할 일 목록을 자동으로 추출하는 방법
거의 모든 팀 회의가 끝나면 똑같은 일이 벌어집니다. 누군가 회의록을 작성하고, 다른 누군가가 그 메모를 해야 할 일 목록(to-do list)으로 정리해야 합니다. 하지만 종종 아무도 이 작업을 하지 않고, 2주 후에야 팀원들이 "누가 수정된 견적서를 보내기로 했었지?"라고 물어보는 상황이 발생합니다.
일주일에 몇 번씩 회의를 하는 소규모 에이전시나 컨설팅 팀을 가정해 봅시다. 각 회의는 여러 가지 약속을 만들어냅니다. "Priya가 금요일까지 수정된 견적서를 보낼 것이다", "Marcus가 장소를 예약할 것이다", "누군가가 서명된 계약서 추적을 할 것이다"와 같은 것들입니다. 만약 이러한 약속들이 메모 속의 단락에 묻혀버린다면, 세 가지 문제가 발생합니다.
이 문제를 해결하기 위해 프로젝트 관리 도구(project management suite)가 필요하지 않습니다. 필요한 것은 세 개의 열(task, owner, due)을 가진 단 하나의 시트이며, 이 시트는 메모에서 스스로 정보를 채워 넣어야 합니다.
이것은 제가 n8n으로 구축한 워크플로우의 결과입니다. 이 워크플로우는 Google Sheet에서 회의록을 읽어와 OpenAI에게 모든 실행 항목(action item)을 나열하도록 요청하고, 그 결과를 '실행 항목 시트(Action Items sheet)'에 작업별로 한 행씩 추가합니다. 제가 테스트한 결과, 두 번의 회의를 통해 담당자와 마감일이 지정된 총 7개의 작업이 생성되었습니다. 또한 예상치 못했지만 매우 유용했던 기능도 수행했습니다. 바로 '상태 확인 회의(status meeting)'를 건너뛰기로 한 결정 사항은 아무도 행동할 필요가 없었기 때문에 목록에서 제외한 것입니다. 결정 사항은 할 일이 아니며, 좋은 프롬프트는 이 둘을 분리해 줍니다.
이 내용 중 단 하나의 아이디어만 가져간다면 이것을 가져가세요. AI 답변은 문단 형태입니다. 스프레드시트는 행(row)이 필요합니다. 이 간극을 메우는 방법은 고정된 JSON 구조를 요청한 다음, 그 목록을 분리하는 것입니다.
프롬프트는 오직 JSON만을 요청하며, 다음과 같은 구조여야 합니다: tasks라는 이름의 리스트가 있고, 각 task는 task, owner, due 값을 가져야 합니다. 또한 규칙도 제시합니다: owner는 사람의 이름을 첫 이름으로 사용하고, due 값은 회의록에 언급된 날짜나 일자를 사용하거나, 아무것도 주어지지 않았다면 'No date'를 작성하도록 합니다. 회의 이름과 내용은 n8n의 이중 중괄호 표현식(double curly brace expressions)을 사용하여 프롬프트로 가져옵니다.
이것을 신뢰성 있게 만드는 두 가지 설정이 있습니다:
그 후, Split Out은 목록의 경로(output[0].content[0].text.tasks)를 가져와 작업당 하나의 항목으로 반환합니다. 두 개의 회의가 들어가면 일곱 개의 항목이 나옵니다. 최종 Append 단계는 매핑 열 모드(Mapping Column Mode)가 '자동 매핑(Map Automatically)'으로 설정되어 있어, 필드 이름을 열 헤더에 일치시킵니다. 이것이 바로 실행 항목 시트가 1행에서 task, owner, due라는 소문자 헤더를 필요로 하는 이유입니다.
이것들은 저에게 시간을 낭비하게 만들었던 것들입니다:
AI는 작업을 놓치거나 누가 무엇을 소유했는지 잘못 읽을 수 있습니다. 이것은 시간을 절약해 주는 것이지, 빠르게 확인하는 것을 대체하는 것은 아닙니다. 각 회의 후 '실행 항목(Action Items)' 시트를 훑어보고, 누가 무엇을 하기로 합의했는지 명확하게 기록하세요. 명확한 기록이 들어가면, 명확한 작업 목록이 나옵니다. 2분간 훑어보는 것이 여전히 20분 동안 타이핑하는 것보다 훨씬 저렴합니다.
저는 이 워크플로우를 무료 대화형 강좌로 만들었습니다. 가상의 데이터로 n8n 에디터의 실습 복사본에서 실행되므로 실제 계정에는 아무것도 영향을 주지 않습니다. 모든 클릭을 직접 수행하며 각 단계를 확인합니다.
만약 팀원들이 '멋진 회의'와 '누가 그걸 할 건데?' 사이에서 여전히 업무를 놓치고 있다면, 이것은 큰 효과를 가져올 작은 빌드입니다. 여기 무료 강의를 시도해 보세요: n8n: Meeting Notes to Action Items in Google Sheets.