AI 활용에는 두 가지 종류가 있다

하나는, 번거로운 작업을 AI로 대체하는 것. 또 하나는, AI를 전제로 업무의 형태부터 다시 설계하는 것. 같은 "AI를 사용한다"라고 해도, 이 중 어느 입장에 서 있느냐에 따라 나타나는 결과는 완전히 달라진다.

"AI, 사용하고 계십니까"라고 물으면, "사용하고 있습니다"라는 대답이 늘어났다. 회의록을 작성하고, 메일 초안을 쓰고, 코드의 일부를 맡기는 것. 모두 훌륭한 활용이다. 다만, 그 내용은——지금의 방식 그대로 작업을 대체하고 있는 것인지, 방식 그 자체를 다시 설계하고 있는 것인지——에 따라 명확히 두 가지로 나뉜다.

그리고 "AI를 도입했는데도 생각만큼 변하지 않는다"라는 감각은, 이 두 종류를 구분하지 않고 한쪽만을 무의식적으로 수행하고 있는 곳에서 오는 경우가 많다.

앞서 말한 두 가지를 조금 더 정중하게 표현하면 다음과 같다.

대체하기 — 현재 있는 업무의 일부를 AI에게 옮기기

기존의 공정은 그대로 둔 채, 번거로운 작업을 AI로 대체한다. 예를 들어 자료를 만들 때, 표를 다시 정리하거나, 정형화된 문구를 초안으로 작성하거나, 회의 메모를 다듬는 것 등이다. 입력과 결과물은 이전과 동일하지만, 그 사이의 작업이 편해진다. 형태는 바꾸지 않고 중간의 부하를 낮추는 사용법이다.

다시 설계하기 — AI를 전제로 업무의 형태부터 다시 만들기

"AI가 있다"는 지점에서 출발하여, 무엇을 어떤 형태로 돌릴지를 다시 설계한다. 입력 형식, 기록의 입도(granularity), 누가 무엇을 판단할 것인지——그 부분까지 포함하여 새로 만든다. 지금까지의 공정을 답습하는 것이 아니라, AI에게 전달할 수 있는 형태로 업무 쪽을 맞춰 나간다.

차이가 명확하게 드러나는 지점은 입력·결과물·판단의 소재라는 세 가지 지점이다. 대체하기는 이 세 가지를 그대로 둔 채 중간 과정을 빠르게 만든다. 다시 설계하기는 이 세 가지 자체에 손을 댄다. 따라서 대체하기는 오늘부터 시작할 수 있는 확실한 한 걸음이 되며, 다시 설계하기는 업무 측의 재설계를 동반하는 만큼 효과는 크지만 시간이 걸린다.

여기서 중요한 것은, 대체하기와 다시 설계하기는 대립 관계가 아니라 사정거리(scope)의 차이라는 점이다. 대체하기를 선택하는 것에 대해 전혀 죄책감을 가질 필요는 없다. 확실하고 빠른 개선은 그 자체로 충분히 가치 있는 성과가 된다.

그럼에도 변화를 실감하기 어렵다는 목소리가 들리는 이유는, 무의식적으로 대체하기의 범위에 머물러 있는 장면이 많기 때문일 것이다.

이유는 단순하다. 공정의 형태를 보존한 채 작업만을 AI로 대체해도, 병목(bottleneck)은 사람의 판단 측에 남기 때문이다. 예를 들어 자료 작성에서 다듬기 작업만을 AI에게 맡겨도, "무엇을 실을 것인가", "이 방향이 맞는가"를 결정하는 공정은 사람의 손에 남는다. 중간 작업이 아무리 빨라져도 전체적인 속도는 결국 거기서 한계에 부딪힌다.

수도관 중간을 굵게 만들어도 수도꼭지의 구경이 바뀌지 않으면 나오는 물의 양은 크게 변하지 않는다. 대체하기가 무의미한 것이 아니라, 보존된 공정의 형태가 효과의 상한선을 결정해 버리는 것이다. "도입했는데 변하지 않는다"의 정체는 AI의 성능이 아니라, 놓이는 위치(placement)일 수도 있다.

그렇다면 다시 설계하기로 나아가면 어떤 일이 일어날까. 한 가지 확실한 변화가 있다. 업무를 "AI에게 전달할 수 있는 형태"로 재설계한다는 별도의 업무가 발생한다는 것이다.

같은 자료 작성이라도, 대체하기는 초안 작성이나 다듬기를 빠르게 하는 수준까지다. 다시 설계하기로 생각하면, "목적이 확정된 후에 만들기 시작한다"라는 순서 자체를 바꾼다. 목적이 정해지기 전의 단편적인 정보라도 던져 넣을 수 있도록 입력 형식을 바꾼다. 어떤 입도로 기록을 남길지, 어디서부터 어디까지를 사람이 판단할지를 분해하여 다시 설계한다. 그러면 사람에게 남는 역할은 손을 움직이는 부분이 아니라, 목적을 다듬는 것과 최종적으로 결정하는 것 쪽으로 옮겨간다.

이는 자료 작성에만 국한되지 않는다. 문의 대응이든 결재(稟議)든, AI에게 전달할 수 있는 형태로 맞출수록 논점은 "누가 손을 움직이는가"에서 "판단을 어디에 둘 것인가"로 옮겨간다.

과거 업무의 역사를 따라가 보면, 이것은 익숙한 움직임이기도 하다. 종이를 전자화하고, 공정을 연결하고, 시스템을 재편해 나가는——그 연장선상에 "AI가 있다는 전제로 다시 설계하기" 단계가 있다. 다만 지금까지의 전자화의 대부분이 기존 공정을 답습하며 속도를 높이는 쪽이었다면, AI를 전제로 한 다시 설계하기는 누가 무엇을 판단하는가라는 소재 그 자체까지 움직이려 한다. 어디서 승인이 필요한지, 어디서 업무가 멈추는지까지 바뀐다. 그 점이 새롭다. 다시 설계하기는 이 긴 흐름의 가장 최신 단계라고 볼 수도 있다.

그렇게 나열하면 다시 설계하기가 상위 호환처럼 보일 수도 있지만, 그렇지 않다. 어느 쪽을 선택할지는 목적과 비용, 그리고 누구에게 영향을 미칠지에 따라 결정된다.

바꾸고 싶은 공정(Process)이 이미 충분히 정돈되어 있고, 원하는 것이 오직 속도뿐이라면, 교체(Replacement)만으로도 충분한 경우가 많다. 업무 방식을 재설계하는 비용을 지불하지 않고도, 확실한 개선을 오늘부터 즉시 얻을 수 있다. 반면, 아무리 중간 과정을 빠르게 해도 한계가 보이고 있거나, 업무의 형태 자체가 낡았다고 느껴진다면—그때는 재설계(Reconstruction)를 시도할 가치가 생긴다.

목적이나 비용과는 별개로, 한 가지 더 눈여겨봐야 할 변화가 있다. 재설계를 하면 중간 결과물이 자동으로 나오지 않게 된다는 점이다. 교체의 경우라면 초안이나 중간 표가 수중에 남기 때문에, 중간에 검토하고 틀렸다면 수정할 수 있다. 하지만 재설계를 통해 최종 결과물이 한꺼번에 나오게 되면, 어디서 확인할지는 설계 단계에서 의도적으로 남겨두지 않는 한 수중에 남지 않는다.

이것이 어떤 영향을 미칠지는 입장에 따라 달라진다. 최종 결과물을 보고 판단해 온 입장이라면 흐름은 크게 변하지 않는다. 하지만 중간 과정에 개입하며 업무를 돌려온 입장에게는 영향이 크다. 개입할 지점 자체가 사라지며, 지금까지의 업무 형태가 소멸할 수도 있다. 완성된 결과물을 갑자기 건네받았을 때, 수정하고 싶어도 어디서부터 손을 대야 할지 갈피를 잡지 못하는 당혹감도 발생하기 쉽다.

따라서 재설계에 뛰어든다면 공정뿐만 아니라 사람의 역할(Positioning)까지 함께 다시 설계하게 된다. 어디에 확인 지점(Check-point)을 남길 것인지, 사라진 작업 대신 어떤 판단을 맡길 것인지. 이 부분을 결정하지 않고 형태만 바꾸면 효율은 올라갈지언정 현장은 공중에 붕 뜨게 된다. 재설계의 어려움은 대개 공정의 재설계보다, 이 사람의 역할을 재배치하는 데 있다.

즉, 교체와 재설계 사이에는 우열을 가릴 수 있는 선이 없다. 현재의 목적에 대해 어디까지의 사정거리(Range)가 필요한가에 따라 선택하는 문제가 된다. 작은 속도 개선만으로 충분한 상황에 재설계를 도입하면 과잉이고, 형태를 바꾸고 싶은 상황에 교체만으로 도전하면 부족하다. 도구를 어디에 둘 것인가, 그 차이만이 결과물을 크게 가른다.

여기까지 왔다면, 서두에서 언급한 두 가지 종류를 자신의 현장에 대입해 보자.

지금 손안에서 움직이고 있는 「AI 활용」은 작업을 교체하고 있는 것인가, 아니면 방식 자체를 재설계하고 있는 것인가. 질문을 조금 더 구체화하면 다음과 같다. 빠르게 만들고 싶은 것은 눈앞의 작업인가, 아니면 업무의 형태 그 자체인가. 사람의 손에 남아 있는 판단은 연마할 가치가 있는 판단인가, 아니면 관성적으로 남아 있는 판단인가. 중간 과정을 빠르게 만든 끝에 아직 성장 가능성이 남아 있는가, 아니면 이미 한계가 보이는가.

어느 쪽이 옳다는 이야기가 아니다. 다만 자신이 지금 어느 쪽을 하고 있는지 언어화할 수 있다면, 「도입했는데도 변하지 않는」 이유가 왜 발생하는지, 다음에 어느 쪽으로 나아가야 할지가 한 단계 더 명확하게 보일 것이다.

AI 활용에는 두 종류가 있다. 교체할 것인가, 재설계할 것인가. 그 한 점을 의식하는 것만으로도, 똑같은 「사용하고 있습니다」라는 말의 내용이 상당히 다르게 보일 것이다.