기업 비서(Corporate Secretaries)를 위한 35가지 ChatGPT 프롬프트: 더 나은 이사회 운영 및 모든

기업 비서(Corporate Secretaries)는 거버넌스(Governance), 법적 컴플라이언스(Legal Compliance), 그리고 경영진 커뮤니케이션(Executive Communication)의 교차점에 위치합니다. 여러분은 이사회 역학을 관리하고, 법정 신고(Statutory Filings)가 제때 이루어지도록 보장하며, 모든 결의안(Resolution)이 빈틈없도록 유지하는 동시에, 주주 관계(Shareholder Relations)와 상충하는 우선순위로 가득 찬 일정을 조율해야 합니다. AI가 여러분의 판단력을 대체할 수는 없지만, 통지서, 회의록(Minutes), 또는 컴플라이언스 체크리스트(Compliance Checklist)를 작성하기 전 빈 문서를 바라보며 보내는 시간을 없애줄 수는 있습니다. 아래의 35가지 프롬프트는 현직 기업 비서의 실제 워크플로우(Workflow)를 기반으로 구축되었습니다. 대괄호로 표시된 자리 표시자(Placeholder)에 세부 정보를 입력하면 몇 초 만에 다듬어진 초안을 얻을 수 있습니다.

섹션 1: 이사회 회의 준비

1. 이사회 회의 통지서(Board Meeting Notice) 초안 작성
   "[jurisdiction]에 설립된 [entity type]인 [company name]을 위한 공식 이사회 회의 통지서 초안을 작성해줘. 회의는 [date] [time]에 [location or platform]에서 [in-person/virtual/hybrid] 방식으로 개최될 예정이야. 의제 항목은 다음과 같아: [list agenda items]. [applicable law or company constitution]에 따라 요구되는 법정 통지 기간(Statutory Notice Period) 문구를 포함하고, 기업 비서(Company Secretary)를 위한 서명란을 제공해줘."
   이 프롬프트는 정관(Constitution) 및 법적 요구 사항을 모두 충족하는 즉시 발행 가능한 통지서를 생성하여, 회의 소집 절차의 부적절함으로 인한 리스크를 방지해 줍니다.

2. 종합적인 이사회 패키지(Board Pack) 체크리스트 구축
   "[date]로 예정된 [company name]의 [quarterly/annual/special] 이사회 회의를 위한 상세한 이사회 패키지(Board Pack) 준비 체크리스트를 작성해줘. 이사회는 [number]명의 사외 이사(Independent Non-executive Directors)를 포함하여 총 [board size]명의 이사로 구성되어 있어. 다음 작업들을 포함해줘: 경영 보고서 수집, 재무 요약서 준비, 사전 승인을 위한 결의안(Resolutions) 배포, 이해상충(Conflict-of-interest) 선언 확보, 그리고 요구되는 [X]일의 통지 기간 내 자료 배포."

담당자와 마감 기한을 포함한 번호가 매겨진 체크리스트 형식으로 작성해 주세요." 구조화된 체크리스트는 불완전한 자료 팩(Packs)과 준비가 부족한 이사들을 초래하는 막판의 혼란을 방지합니다. 3. 이사 이해상충(Conflict-of-Interest) 설문지 준비 "[meeting date] 이사회에 앞서 [company name] 이사들을 위한 이해상충 선언 설문지를 초안해 주세요. 의제에는 [agenda topic 1], [agenda topic 2], [agenda topic 3]에 대한 결정이 포함됩니다. 설문지는 이사들에게 각 의제 항목과 관련된 직접적 또는 간접적 이해관계, 특수관계인(Related-party) 관계, 또는 경쟁적 역할을 공개하도록 요청해야 합니다. [jurisdiction] 회사법을 준수하는 선언 문구와 서명란을 포함해 주세요." 회의 전에 선제적으로 이해상충을 드러내는 것은 이사회가 이의 제기로부터 보호받도록 하며 의사록(Minutes)을 깔끔하게 유지합니다. 4. 시간 배분이 포함된 의제(Agenda) 생성 "[date]에 진행될 [duration]시간 동안의 [company name] 이사회를 위한 구조화된 이사회 의제를 작성해 주세요. 다룰 항목: [list all agenda items]. 일반적인 이사회 진행 속도에 따라 각 항목에 현실적인 시간 배분을 할당하세요. 항목을 다음과 같이 표시하세요: 결정 사항(For Decision), 토론 사항(For Discussion), 보고 사항(For Noting), 또는 정보 제공 사항(For Information). 이해상충, 이전 의사록으로부터 발생한 사항(Matters arising), 기타 안건(Any other business)과 같은 상정 안건(Standing items)을 포함하세요." 시간 단위로 구분된 의제는 이사회가 집중력을 유지하게 하며, 회의가 길어질 때 중요한 결정이 서둘러 처리되는 것을 방지합니다. 5. 의장(Chair)을 위한 회의 전 브리핑 노트 초안 작성 "[date] 이사회에 앞서 [company name] 의장을 위한 기밀 회의 전 브리핑 노트를 작성해 주세요. 필요한 주요 결정 사항을 요약하고, 상당한 논쟁을 일으킬 가능성이 있는 항목(특히 [sensitive agenda item])을 표시하며, 이사의 결석이나 정족수(Quorum) 고려 사항을 기록하고, 권장 진행 순서를 제안하세요. 어조는 간결하고 자문하는 형태여야 합니다.

길이: 1페이지 이내로 작성할 것." 잘 준비된 의장(Chair)은 더 나은 거버넌스(Governance) 성과를 이끌어냅니다. 이 브리핑은 의장이 전체 이사회 패키지(Board pack)를 모두 훑어볼 필요 없이 필요한 맥락을 파악할 수 있도록 돕습니다.

섹션 2: 의사록(Minutes) 및 결의안(Resolutions)

6. 공식 이사회 의사록 초안 작성
   "[날짜]에 [장소]에서 개최된 [회사명]의 공식 이사회 의사록 초안을 작성하세요. 참석 이사: [이름 및 직함 목록]. 결석 이사: [이름 목록]. 참석자: [자문가 또는 참관인 목록]. 처리된 안건: [각 의제에 대한 논의 및 결정 사항을 불렛 포인트로 요약하여 제공]. 의사록은 과거 시제, 3인칭, 실행 중심(Action-oriented) 형식으로 작성되어야 하며, [관할 구역] 법률에 따른 의사록 작성 모범 사례(Best-practice) 표준을 준수해야 합니다. 결의 확인 블록과 의장을 위한 서명란을 포함하세요."
   전문적으로 작성된 의사록은 정확한 법적 기록을 제공하며, 합의된 사항에 대한 분쟁 위험을 줄여줍니다.

7. 회의를 대신하는 서면 결의안(Written Resolution) 작성
   "[결의 주제]를 승인하기 위한 [회사명]의 [이사회/주주] 서면 결의안 초안을 작성하세요. 전체 실행 결의 문구, 배경을 설명하는 전문(Recitals) 섹션, 서명이 필요한 모든 [인원수] 명의 [이사/주주]를 위한 서명 블록, 그리고 마지막 필수 서명이 접수되는 즉시 결의가 효력을 발생한다는 성명을 포함하세요. 형식이 [관련 법률 또는 정관 조항]을 준수하는지 확인하세요."
   서면 결의안은 전체 회의를 소집하는 것보다 시간 효율적인 대안이며, 정확한 초안 작성은 법적 유효성과 감사 가능성(Auditable)을 보장합니다.

8. 정관 변경을 위한 특별 결의안(Special Resolution) 초안 작성
   "[회사명]의 [정관/정관/부칙] 중 [조항/절 번호]를 수정하여 [현재 규정]을 [제안된 새로운 규정]으로 변경하기 위한 특별 결의안 초안을 작성하세요. 기존 규정과 새로운 규정의 전체 텍스트, 구성원을 위한 간략한 설명 노트, 그리고 [관할 구역] 법률에 따른 필수 의결 정족수(Voting threshold) 문구를 포함하세요."

"결의안은 [날짜]에 [주주총회/서면 결의]에 부쳐질 것입니다." 특별 결의(Special resolutions)는 정밀한 초안 작성이 필요합니다. 모호한 문구는 개정안을 무효화하거나 회사를 법적 분쟁에 노출시킬 수 있습니다. 9. 회의록으로부터 실행 항목 로그(Action-Item Log) 생성하기 "[날짜]에 진행된 [회사명] 이사회 회의의 다음 초안 회의록을 검토하고 모든 실행 항목(Action items)을 추출하세요. 각 항목에 대해 다음 사항을 식별하세요: 담당자, 요구되는 조치, 마감 기한. 실행 항목, 담당자, 마감 기한, 상태(기본값은 '진행 중(Open)') 열을 포함한 표 형식으로 작성하세요. 참고 사항: [여기에 원본 회의록을 붙여넣으세요]." 회의 직후 신속하게 배포되는 깔끔한 실행 로그는 책임 소재를 명확히 하며, 다음 회의록의 미결 사항(Matters-arising) 섹션으로 직접 연결됩니다. 10. 연간 재무제표 승인을 위한 결의안 초안 작성하기 "[연도 종료일]로 종료되는 회계연도의 감사받은 재무제표를 승인하는 [회사명]의 이사회 결의안 초안을 작성하세요. 재무제표는 [회계 기준, 예: IFRS/GAAP]에 따라 작성되었으며 [감사인 이름]에 의해 감사되었습니다. 이사회가 재무제표를 검토하였고 이에 만족하며, 해당 재무제표가 [정기 주주총회/구성원]에 제출될 것을 권고한다는 내용을 확인하는 전문(Recitals)을 포함하세요. 적절한 서명 및 날짜 기입란을 삽입하세요." 재무제표 승인은 대부분의 관할 구역에서 법적 의무입니다. 적절하게 구성된 결의안은 이사들이 이 의무를 공식적으로 이행했음을 보장합니다. 섹션 3: 거버넌스(Governance) 및 컴플라이언스(Compliance) 11. 기업 컴플라이언스 캘린더 구축하기 "[관할 구역]에 설립된 [회사명]을 위해 [시작일]부터 [종료일]까지의 기간을 대상으로 하는 12개월 기업 컴플라이언스 캘린더를 작성하세요. 모든 법적 신고 마감일(연례 보고서, 재무제표, 세무 등록), 필수 이사회 및 주주총회, 라이선스 갱신, [관련 규제 기관]에 대한 규제 보고 의무, 그리고 이사회 성과 검토 및 정책 갱신과 같은 내부 거버넌스 주요 일정(Milestones)을 포함하세요.

열(Column) 구성은 다음과 같습니다: 마감일(Deadline), 의무 사항(Obligation), 책임 당사자(Responsible Party), 규제 기관(Regulatory Body). 월별 테이블 형식으로 작성하세요." 중앙 집중식 컴플라이언스(Compliance) 달력은 사후 대응적인 소방수 역할(firefighting)을 선제적인 거버넌스 관리로 변화시킵니다. 12. 법정 등록부 업데이트 메모 초안 작성 "다음 변경 사항에 따라 [회사명]의 법정 등록부(Statutory Registers)를 업데이트하도록 관련 팀에 지시하는 내부 메모를 작성하세요. 변경 사항에는 다음이 포함됩니다: [변경 사항 목록, 예: 신임 이사 임명, 주식 양도, 등록 사무소 변경]. 각 변경 사항에 대해 다음을 명시하세요: 업데이트할 등록부, 기입할 항목, 필요한 증빙 서류, 그리고 [관할권] 법률에 따른 등록부 업데이트 법정 마감일." 정확하고 시의적절한 법정 등록부는 기본적인 컴플라이언스(Compliance) 요구 사항이며, 명확한 지시 메모는 오류와 누락을 방지합니다. 13. 기업 거버넌스 격차 분석(Gap Analysis) 준비 "[관할권] 소재의 [상장/비상장/비영리] [엔티티 유형]인 [회사명]에 대한 기업 거버넌스 격차 분석(Gap Analysis)을 수행하세요. 현재의 관행을 [적용 가능한 규정, 예: UK Corporate Governance Code / ASX Corporate Governance Principles / King IV]와 비교하여 벤치마킹하세요. 다음 영역을 평가하세요: 이사회 구성 및 독립성, 이사회 위원회 구조, 이사 온보딩(Induction) 및 교육, 리스크 감독, 보수 거버넌스, 그리고 이해관계자 참여. 분석 결과는 다음 열을 포함하는 테이블로 제시하세요: 거버넌스 영역(Governance Area), 현재 관행(Current Practice), 모범 사례 표준(Best-Practice Standard), 확인된 격차(Gap Identified), 권장 조치(Recommended Action)." 구조화된 격차 분석은 이사회에 거버넌스 성숙도를 높이고 규제 기관의 조사에 대비하기 위한 명확한 로드맵을 제공합니다. 14. 이사회 다양성 및 역량 매트릭스(Skills Matrix) 초안 작성 "[회사명]을 위한 이사회 역량 및 다양성 매트릭스(Skills and Diversity Matrix)를 작성하세요. 현재 이사회는 [이사회 규모] 명의 이사로 구성되어 있습니다: [각 이사의 성함, 성별, 재임 기간 및 주요 전문 배경 목록]. 회사는 [관할권/지역]의 [산업] 분야에서 운영 중입니다.

식별: 현재 나타난 기술, 회사의 전략적 우선순위([우선순위 3~4개 목록]) 대비 기술 격차(skills gaps), 다양성 지표(성별, 재임 기간 분포, 독립성), 그리고 다음 이사 임명을 위한 권장 프로필. 이를 명확한 매트릭스(matrix)와 요약 표로 제시하십시오." 현재의 기술 매트릭스(skills matrix)는 추천 위원회(nomination committee) 업무에 필수적이며, 이사회 구성이 전략적으로 의도되었음을 이해관계자들에게 보여줍니다. 15. 이사회를 위한 정책 검토 요약문 작성 "[회사명] 이사회를 위해 [정책명] 정책을 검토하는 경영진 요약문(executive summary)을 작성하십시오. 이 정책은 [마지막 검토 날짜]에 마지막으로 검토되었으며, 다음 사항을 반영하여 업데이트되었습니다: [주요 변경 사항 목록]. 다음 내용을 요약하십시오: 정책의 목적, 이루어진 주요 변경 사항, 각 변경이 필요했던 이유(규제, 운영 또는 리스크 기반), 그리고 권장되는 이사회 조치(승인/참고/위원회 회부). 어조: 간결하고 이사회에 적합한 수준. 최대 길이: 반 페이지." 명확한 정책 검토 요약문은 이사들이 문서를 제대로 읽지 않고 단순히 형식적으로 승인(rubber-stamping)하는 대신, 확신을 가지고 변경 사항을 승인할 수 있도록 합니다. 섹션 4: 주주 커뮤니케이션 16. 정기 주주총회(AGM) 소집 통지서 초안 작성 "[회사명]을 위한 정기 주주총회(Annual General Meeting)의 공식 통지서 초안을 작성하십시오. 정기 주주총회는 [날짜] [시간]에 [장소/가상 플랫폼]에서 개최됩니다. 보통 결의 사항(Ordinary business)은 다음과 같습니다: [보통 결의 사항 목록]. 특별 결의 사항(Special business)은 다음과 같습니다: [특별 결의 사항 목록]. 위임장(proxy) 지정 지침, 참석 및 의결권 행사 자격, 각 특별 결의 사항에 대한 설명 노트, 그리고 필요한 법적 통지 기간에 관한 성명을 포함하십시오. 위임장 양식을 첨부하십시오." 적절하게 작성된 정기 주주총회 통지서는 회의가 유효하게 소집되었음을 보장하며, 통과된 결의 사항에 대한 주주의 이의 제기 리스크를 줄여줍니다. 17.

주주 결의를 위한 설명 메모란덤 (Explanatory Memorandum) 작성: "[회의 유형]에서 [날짜]에 진행될 [결의 내용]에 관한 제안된 결의안과 관련하여 [회사명]의 주주들을 위한 설명 메모란덤을 작성하세요. 다음 내용을 설명하십시오: 제안의 배경 및 근거, 합의의 주요 조건, 이사회의 권고 사항, 잠재적 리스크 또는 반대 의견, 그리고 결의안이 통과될 경우의 효과. 개인 투자자(Retail shareholders)가 이해하기 쉬운 평이한 언어를 사용하세요. 분량: [200-400] 단어." 정직하고 잘 작성된 설명 메모란덤은 주주의 신뢰를 구축하고, 논쟁적인 투표를 앞두고 발생하는 개별 문의의 양을 줄여줍니다. 18. 주요 거래를 위한 주주 회람 (Shareholder Circular) 초안 작성: "[상대방 또는 자산명]이 포함된 제안된 [거래 유형, 예: 합병(Merger), 인수(Acquisition), 권리 발행(Rights issue), 처분(Disposal)]과 관련하여 [회사명]을 위한 주주 회람 초안을 작성하세요. 회람에는 다음 내용이 포함되어야 합니다: 의장의 인사말, 거래 요약, 재무 조건 및 대가, 근거 및 전략적 이점, 리스크 요인, 필요한 주주 승인에 관한 세부 사항