개발자 없이 내부 도구를 구축하는 방법 (AI를 활용한 단계별 예시)

모든 소규모 회사에는 잘못된 곳에 존재하는 업무가 있습니다. 누가 어떤 노트북을 가지고 있는지, 어떤 차량의 정비 시기가 되었는지, 어떤 고객이 무엇을 요청했고 누가 담당하고 있는지가 그렇습니다. 이런 정보는 공유 스프레드시트, WhatsApp 그룹, 그리고 한 사람의 머릿속에 존재하며, 그 사람이 휴가를 떠나기 전까지는 잘 돌아갑니다.

일반적인 대답은

요청서(brief)를 거의 그대로 붙여넣으세요. 길어도 괜찮습니다. 문장 하나하나가 AI가 추측할 필요가 없는 결정 사항이기 때문입니다.

40명 규모 회사용 내부 장비 관리 시스템을 구축하세요. 품목은 이름, 유형(노트북, 공구, 차량, 기타), 일련번호, 구매일자, 상태(양호, 수리 필요, 폐기), 위치, 그리고 선택적 사진을 가집니다. 품목은 팀원에게 대여되고 반납 예정일이 있으며, 반납 시에는 상태에 대한 메모가 첨부됩니다. 모든 품목의 대여 및 반납 전체 이력을 보관해야 합니다. 역할: 팀원은 모든 품목을 보고 요청할 수 있고; 사무실 관리자는 품목을 대여하고 입고 처리하며; 관리자는 품목을 추가, 수정 및 폐기합니다. 홈 페이지는 '지연된 항목'과 '누가 무엇을 가지고 있는지'를 답변해야 하며, 이름이나 일련번호로 검색이 가능해야 합니다.

몇 분 안에 작동하는 미리보기를 갖게 될 것입니다: 품목 목록, 상세 페이지, 대여 및 반납 양식, 그리고 그 뒤에 있는 데이터베이스입니다. 아직 판단하지 마세요. 팀의 가장 새로운 사람인 것처럼 클릭해보세요.

3단계: 디자인 전에 데이터 모델 수정하기

첫 번째 버전은 보통 데이터에 대해 한 가지를 잘못 이해하며, 실제로 품목을 입력하기 시작한 후에 고치는 것보다 지금 고치는 것이 항상 저렴합니다. 다음 세 가지 사항을 확인하세요:

• 이력(History)은 자체 테이블이어야 합니다. 만약 품목 대여가 단순히 '현재 보유자' 필드를 덮어쓰는 방식이라면,

AI가 생성한 테이블을 확인하고 프로젝트의 데이터베이스 설정에서 백업을 다운로드할 수 있습니다. 실제 Postgres 데이터베이스이므로 데이터가 도구 내에 갇히지 않습니다.

Project settings with the Database tab: download a backup or connect from another tool

4단계: 기존 데이터를 가져오기 (Import what you already have)

거의 확실하게 스프레드시트를 가지고 있을 것입니다. 다시 입력하는 대신 CSV로 내보내고 가져오기(importer) 기능을 요청하세요:

Name, Type, Serial, Purchase date, Location 열을 가진 CSV에서 품목을 가져올 관리자 페이지를 추가해 주세요. 먼저 행 미리보기(preview)를 보여주고, 시리얼 번호가 누락되었거나 유형이 알려지지 않은 행은 플래그 지정하고, 시리얼 번호를 기준으로 중복 항목은 건너뛰도록 해주세요.

미리보기 단계가 중요합니다. 실제 스프레드시트에는 병합된 셀(merged cells), 세 가지 형식의 날짜, 그리고 위치 열에 'Sam을 보세요' 같은 내용이 있습니다. 데이터베이스에 들어가기 전에 이러한 내용을 확인하고 싶습니다.

5단계: 사람들이 실제로 사용할 두 가지 기능 추가하기

팀원들이 도구를 열지 않고 WhatsApp로 돌아가게 만들지는 이 두 가지 작은 기능에 달려 있습니다:

홈 페이지 상단에 제가 가진 품목(현재 보유 중인 품목과 각각 반납 예정일)을 보여주고, 사무실 관리자에게는 연체된 품목을 보여주세요. 품목을 가지고 있는 사람에게 만료 하루 전에 알림 이메일을 보내고, 사무실 관리자에게는 연체가 되었을 때 알림을 보내주세요.

사용 가능한 각 품목에 '요청(Request)' 버튼을 추가하세요. 사무실 관리자는 열린 요청을 보고 승인할 수 있으며, 이는 대여 처리(check-out)를 생성하거나 사유와 함께 거부할 수 있습니다.

목록에 없는 것들(대시보드, 차트, 모바일 앱 등)에 주의하세요. 누군가 두 번 요청할 때 추가하세요.

6단계: 세 명의 다른 사람 입장에서 테스트하기

이것은 대부분의 사람들이 건너뛰는 단계이며, 내부 도구가 조용히 실패하는 지점입니다.

6단계: 세 명의 다른 사람 입장에서 테스트하기

이것은 대부분의 사람들이 건너뛰는 단계이며, 내부 도구가 조용히 실패하는 지점입니다.

1. 일반 회원(As a member): 항목을 볼 수 있나요? 요청할 수 있나요? 스스로 물품을 확인하거나, 항목을 수정하거나 폐기할 수 있나요? 할 수 없어야 합니다.
2. 사무 관리자(As an office manager): 항목을 확인하고,

• 실제 Postgres 데이터베이스, 사진 파일 스토리지를 갖춘 웹 앱과 전체 기록 기능.
• 회사에서 실제로 작동하는 방식에 맞는 역할을 가진 로그인 시스템.
• 멤버 전용 접근(Business 플랜) 및 자체 맞춤 도메인(Pro 이상).
• 인증된 회사 도메인을 사용한 Google Workspace와의 SSO(Single Sign-On)(Business 플랜).
• 개발자가 나중에 합류하여 인계받고 싶을 때 편집하거나 내보내거나 GitHub에 동기화할 수 있는 코드.

솔직한 한계점 (Honest limits)

이 접근 방식이 어디서 멈추는지 명확히 할 가치가 있습니다:

• 결정권은 여전히 사용자에게 있습니다. AI는 사용자가 설명하는 것을 구축합니다. 어떤 항목을 폐기할 권한이 있는지 아무도 동의하지 않는다면, 도구는 결정을 내리지 못합니다.
• 권한 설정은 직접 테스트해야 합니다. AI가 생성한 권한 확인 기능은 보통 정확하지만, 민감한 정보에 대해서는 '보통'으로는 충분하지 않습니다. 누가 무엇을 할 수 있는지 변경할 때마다 3인 테스트를 수행하세요.
• 복잡한 통합에는 더 많은 작업이 필요합니다. Google Sheets에서 읽거나 Slack에 게시하는 것은 프롬프트 몇 번이면 가능하지만, 오래된 ERP 시스템과의 양방향 동기화는 여전히 프로젝트입니다.
• Google Workspace 외의 SSO(Okta, Microsoft Entra, 기타 SAML 제공업체)는 Mythex에서 아직 셀프 서비스가 아니므로, 설정을 위해 저희에게 문의해야 합니다.
• 이것은 소프트웨어이므로 누군가가 소유해야 합니다. 변경 사항에 책임질 한 사람을 지정하세요. 이것은 여전히 개발자의 시간보다는 훨씬 적지만, 0은 아닙니다.

요약 (The short version)

한 페이지 분량의 개요서를 작성하세요: 항목, 이벤트, 역할, 그리고 사람들이 가장 많이 묻는 질문 하나를 포함합니다. 기록을 별도의 테이블로 만들고 실제 사용자와 연결하세요. 미리보기와 함께 스프레드시트를 가져오세요. 사람들이 매일 사용할 두 가지 기능을 구축한 다음, 모든 역할을 맡아 테스트하세요. 회사 로그인과 자체 도메인을 사용하여 멤버 전용으로 게시하세요.

팀을 위한 기능 (For teams)

만약 개인용이 아니라 팀을 위해 이 작업을 수행한다면, internal tools page에서 다른 팀들이 같은 방식으로 구축한 도구들(관리자 패널, 승인 흐름, 재고 및 티켓 대기열 등)을 확인할 수 있으며, pricing에는 Business 플랜이 있습니다: 공유 팀 작업 공간, 역할 설정, 사용자별 크레딧 제한, 멤버 전용 앱 및 SSO(Single Sign-On). 먼저 구축을 시도해 볼 수 있는 Free 플랜도 있습니다. 만약 기획 단계에서 막힌다면, 여기에 답변하여 도구가 무엇을 해야 하는지 알려주시면 첫 프롬프트를 제안해 드리겠습니다.

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